Üldosakonna referendi ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Referent

1.3 Kellele allub
Kantselei direktori asetäitja-üldosakonna juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Direktori asetäitja-üldosakonna juhataja

1.6 Keda asendab
Haldustalituse juhataja– v.a varustamisega seotud ülesannetes
Direktori asetäitja-üldosakonna juhataja – küsimustes, milles teda ei asenda talituste juhatajad, sh osakonna töö koordineerimise küsimustes


II AMETIKOHA EESMÄRK

Üldosakonna asjaajamise korraldamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 Vormistab osakonnas koostatavad dokumendid
Dokumendid vormistatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale ja õigusaktide nõuetele

3.2 Hoiab korras osakonna dokumentatsiooni, arhiveerib kirjavahetuse
Korrektsed toimikud ja dokumendid

3.3 Registreerib osakonnas registreerimisele kuuluvad dokumendid
Dokumendid registreeritud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale

3.4 Korraldab osakonnas vajalike dokumentide säilimise
Dokumentide säilimine tagatud

3.5 Tellib, soetab ja väljastab kantselei teenistujatele vajalikud kontori- ja majapidamistarbed
Kontori- ja majapidamistarbed soetatud piisava varuga, väljastamine korrektne

3.6 Valib, kujundab, tellib või soetab koostöös protokolliosakonnaga ning vormistab, komplekteerib ja peab arvestust Vabariigi Presidendi ja abikaasade ühiste esindus-funktsioonide täitmiseks vajalike varaliste vahendite ja trükiste (suveniirid, kingitused, lilled jmt) üle
Vabariigi Presidendi esindusfunktsioonide täitmiseks vajalikud varalised vahendid olemas ning kooskõlastatud protokolliosakonnaga. Nende arvestus on korrektne ja õigeaegne, komplekteerimine õigeaegne

3.7 Korraldab kantselei teenistujate sportimist selleks ettenähtud eelarve piires
Kantselei teenistujate sportimine korraldatud vastavalt eelarvele

3.8 Koostab kantselei nimel sõlmitavate võlaõigusliku sisuga lepingute projekte ja korraldab koostööpartneritega suheldes lepinguprojektidesse vajalike muudatusettepanekute sisseviimise; teavitab lepingupartnereid kantseleipoolsete kontaktisikute muutumisest
Lepinguprojektid vastavad kehtivale seadusandlusele

3.9 Osaleb kantselei eelarve koostamise protsessis tagamaks endale pandud ülesannete täitmine (kingituste puhul vastavalt protokolliosakonna poolt esitatud andmetele), analüüsib ja teeb vajadusel ettepanekuid selle muutmiseks, jälgib selle täitmist
Eelarve koostamisel arvestatud vajadustega

3.10 Vormistab, säilitab ja koostab vastavalt kantselei riigihangete läbiviimise ja hankelepingute sõlmimise korrale läbiviidavate riigihangete dokumendid ning vormistab need riigihangete registris esitamisvalmiks
Dokumendid vormistatud korrektselt ja tähtaegselt

3.11 Tagab kantselei teenistujatele ja kantselei hoonetes viibivatele isikutele esmaabivahendite kättesaadavuse nõuetekohaselt märgistatud ja kergesti juurdepääsetavates kohtades, korraldab teenistujate tervise kontrollimist ja muude töötervishoiuteenuste osutamist, sh esmaabi andmist töökohal
Esmaabivahendid kättesaadavad nõuetekohaselt märgistatud kohas, teenistujate tervisekontroll läbi viidud, esmaabi osutatud

3.12 Korraldab üldosakonna arvete viseerimist
Arved edastatud korrektselt

3.13 Väljastab kantselei struktuuriüksustele taksotalongid ning peab nende arvestust
Väljastus ja arvestus korrektne

3.14 Peab arvestust osakonna sularaha eest tasutud arvete üle ning esitab andmed raamatupidamise osakonnale
Aruanne edastatud korrektselt

3.15 Korraldab koostööd kantseleile koristusteenust pakkuvate ettevõtetega
Koostöö toimib

3. 16 Korraldab kantselei teenistujate lastejõulupeo
Üritus teostatud korrektselt

3.17 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud struktuuriüksusele
Informatsioon edastatud koheselt

3.18 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja direktori asetäitja-üldosakonna juhataja poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada direktori asetäitja-üldosakonna juhataja ülesandel alla asjaajamise iseloomuga kirjadele
5.2 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.3 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (limiit määratud kantselei direktori poolt)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täienduskoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele