Asjaajamistalituse juhataja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond, asjaajamistalitus

1.2 Ametikoha nimetus
Juhataja

1.3 Kellele allub
Kantselei direktori asetäitja-üldosakonna juhataja

1.4 Alluvad
Nõunik
Vanemkonsultant
Referent
Valvesekretär (4)
Kantselei direktori sekretär-asjaajaja

1.5 Asendajad
Nõunik – asjaajamist puudutavates üldistes ja talituse juhtimist puudutavates küsimustes
Referent – asjaajamistalituse igapäevast tööd puudutavates küsimustes
Direktori sekretär-asjaajaja – tööaja korraldust puudutavates küsimustes
Direktori asetäitja-üldosakonna juhataja ja direktori nõunik – dokumendihaldussüsteemi administreerimist puudutavates küsimustes

1.6 Keda asendab
Direktori asetäitja-üldosakonna juhataja – asjaajamistalituse tegevusega seonduvates küsimustes
Nõunik – arhivaalide laenutamine
Kantselei direktori sekretär-asjaajaja – dokumentide ringluse tagamises
Vanemkonsultant – kantselei kirjavahetuse registreerimise ja ringluse küsimustes


II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi ja kantselei asjaajamise korraldamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUS

3.1 Juhib ja koordineerib talituse tööd
Talitus töötab tulemuslikult

3.2 Juhendab, kontrollib ja nõustab kantselei struktuuriüksusi ja teenistujaid asjaajamise küsimustes
Korrektne asjaajamine kantseleis

3.3 Jälgib kantselei asjaajamiskorra täitmist ning teeb vajadusel ettepanekuid selle muutmiseks
Korrektne asjaajamine kantseleis; ettepanekud on tehtud vastavalt vajadusele või muutunud nõuetele

3.4 Hoiab end kursis Eestis kehtivate asjaajamisalaste õigusaktide ja juhenditega
Tutvutud perioodiliselt

3.5 Korraldab vajalike kirjalike tõlgete tellimist
Kirjalikud tekstid on tõlgitud tähtaegselt

3.6 Peab tõlketööde arvestust ja kontrollib tõlkide esitatud tööde aruandeid või arveid
Tõlketööde arvestus ja tõlkide esitatud aruanded või arved on kooskõlas

3.7 Valmistab ette ja vormistab tõlkide töövõtulepingud
Vajalikud töövõtulepingud sõlmimiseks esitatud

3.8 Vajadusel teeb sissekandeid Vabariigi Presidendi külaliste raamatusse
Külalisteraamatu sissekanded on tehtud tähtaegselt ja korrektselt

3.9 Korraldab vabariigi aastapäevale kutsutavate nimekirja vormistamist ja täiendamist
Vabariigi aastapäevale kutsutavate nimekiri on vormistatud ja täiendatud

3.10 Organiseerib Vabariigi Presidendi jõulukaartide adressaatide nimekirja esialgse kontrolli ja kaasab lõplikku kontrolli kantselei teisi teenistujaid
Nimekiri on kontrollitud tähtaegselt

3.11 Korraldab Vabariigi Presidendi kirjade ning hulgipostitusega saadetavate dokumentide ja ümbrike vormistamist
Vabariigi Presidendi kirjad ja hulgipostitus nõuetekohane

3.12 Osaleb talituse teenistujate värbamisprotsessis
Talituse teenistuja on teenistusse sobiv

3.13 Õpetab välja ja juhendab talituse teenistujaid
Talituse teenistuja on teadlik kõigist Vabariigi presidendi ja kantselei asjaajamist korraldavatest kehtivatest eeskirjadest ja tavadest

3.14 Koostab ja uuendab töökorralduslikke juhendeid talituse teenistujatele
Töökorralduslikud juhendid on ajakohased

3.15 Täidab asjaajamistalituse tööaja arvestuse tabeleid
Tööaja arvestuse tabelid on esitatud direktori asetäitjale-üldosakonna juhatajale kinnitamiseks tähtaegselt

3.16 Koostab valvesekretäride tööajakava
Tööajakava on koostatud ja tutvustatud valvesekretäridele kalendrikuu 25. kuupäevaks

3.17 Koostab ja esitab talituse teenistujate puhkuste ajakava vastavalt kantselei sisekorraeeskirja nõuetele
Talituse teenistujate puhkuste ajakava on koostatud ja esitatud tähtaegselt

3.18 Koostab asjaajamistalituse teenistujate ametijuhendite kavandid ja teeb ettepanekuid ametijuhendite muutmiseks
Asjaajamistalituse teenistujate ametijuhendid on koostatud ja kaasajastatud

3.19 Peab talituse teenistujatega iga-aastaseid juhi-alluva vestlusi, esitab vestlusejärgsed dokumendid personalijuhile
Juhi-alluva vestlused on läbi viidud, vestlusejärgsed dokumendid vormistatud ja personalijuhile esitatud

3.20 Korraldab kontoritarvete ja blankettide jm talituse tööks vajaliku olemasolu
Talituse tööks vajalikud kontoritarbed, blanketid jms on tellitud

3.21 Korraldab talituse teenistujatele rahvastikuregistrisse juurdepääsuõiguste taotlemise
Talituse teenistujatel on teenistusülesannetest tulenevalt juurdepääs rahvastikuregistri andmebaasile

3.22 Esitab perioodika tellimused kooskõlastatult direktori asetäitja- üldosakonna juhatajaga
Perioodika tellitud kantseleisse tähtaegselt

3.23 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Teave on edastatud viivitamatult

3.24 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori, kantselei direktori asetäitja-üldosakonna juhataja poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla faksiteadetele ja Vabariigi Presidendi ülesandel saadetavate dokumentide saatekirjadele
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt teavet ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Kaasata Vabariigi Presidendi jõulukaartide adressaatide nimekirja lõplikku kontrolli kantselei teisi teenistujaid
5.4 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistuskohustuste täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (kantselei direktori poolt kehtestatud limiidi ulatuses)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.7 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele