Asjaajamistalituse nõuniku ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond, asjaajamistalitus

1.2 Ametikoha nimetus
Nõunik

1.3 Kellele allub
Asjaajamistalituse juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Asjaajamistalituse juhataja – arhivaalide laenutamine
Referent – Vabariigi Presidendi õigusaktide vormistamine
Direktori sekretär-asjaajaja – Vabariigi Presidendi õigusaktide registreerimine, koopiate tegemine ja tõestamine, väljasaatmine vastavalt asjaajamiskorra nõuetele (sh kaaskirjade koostamine)
Siseosakonna juhataja asetäitja – Vabariigi Presidendi õigusaktide elektrooniline edastamine avalike suhete osakonnale, Riigikogu Kantseleile (seaduste väljakuulutamised) ja sisestamine elektroonilise Riigi Teataja infosüsteemi
Avalike suhete osakonna www-spetsialist – Vabariigi Presidendi õigusaktide sisestamine presidendi veebilehele

1.6 Keda asendab
Asjaajamistalituse juhataja - asjaajamist puudutavates üldistes ja talituse juhtimist puudutavates küsimustesReferent – telefoni vastuvõtt, teabe ja dokumentide edastamine


II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi ja kantselei arhiivi pidamine kooskõlas õigusaktide nõuetega


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUS

3.1 Koostab koostöös struktuuriüksustega kantselei dokumentide loetelu projekti ja vajadusel loetelu muutmise projekti ning valmistab ette nende kooskõlastamiseks esitamise Rahvusarhiivile
Dokumentide loetelu või loetelu muutmise projekt on koostatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale ja arhiivieeskirjale ning ette valmistatud Rahvusarhiiviga kooskõlastamiseks

3.2 Koostab kantselei arhivaalide loetelu
Struktuuriüksustes peetavad toimikud on arhivaalide loetelus arvele võetud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele ja arhiivieeskirjale kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu

3.3 Analüüsib kantselei valduses olevate avalike arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmise meetmeid, koostab vajalikud eeskirjad ja -juhendid ning teeb vajalikud muudatusettepanekud
Kantselei valduses olevate avalike arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmise meetmed vastavad õigusaktide nõuetele

3.4 Korraldab kantselei arhivaalide arhiivihoidlasse vastuvõtmist ning nende säilitamist
Arhivaalid on struktuuriüksustest vastu võetud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele ning hoitud ja säilitatud kantselei arhiivihoidlas

3.5 Korrastab kantselei arhivaale, koostab arhiivinimistud
Arhivaalid on hinnatud ja korrastatud vastavalt arhiivieeskirjale. Arhiivinimistud ja muu teatmestu on koostatud vastavalt arhiivieeskirjale enne üleandmist Rahvusarhiiviga kokkulepitud ajaks

3.6 Korraldab arhivaalide hävitamist
Arhivaalide hävitamine toimub vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.7 Korraldab kantselei arhivaalide üleandmist Rahvusarhiivile
Arhivaalid on Rahvusarhiivile üle antud vastavalt arhiivieeskirjale pärast üleandmise kohustuse tekkimist poolte kokkuleppel kindlaksmääratud tähtpäeval

3.8 Korraldab kantselei arhivaalide üleandmist Välisministeeriumile
Arhivaalid on Välisministeeriumile üle antud vastavalt kantselei dokumentide loetelule ja arhiivieeskirjale iga aasta 31. detsembriks

3.9 Laenutab kantselei arhivaale ja annab arhivaalide põhjal teavet
Andmed arhivaalide laenutamise ja tagastamise kohta on kantud registrisse. Teave arhivaalide kohta antud vastavalt nõudele kohe või vastavalt õigusaktides esitatud tähtaegadele

3.10 Esitab andmed arhiiviregistrile
Andmed Vabariigi Presidendi arhivaalide kohta on arhiiviregistrile esitatud 1. jaanuari seisuga sama aasta 1. aprilliks

3.11 Vormistab Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad
Presidendi õigusaktid on vormistatud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.12 Registreerib Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad
Vabariigi Presidendi õigusaktid on registreeritud

3.13 Peab Vabariigi Presidentide õigusaktide toimikuid
Toimikud on peetud vastavalt kantselei dokumentide loetelule ja asjaajamiskorra nõuetele

3.14 Koostab statistilisi kokkuvõtteid Vabariigi Presidendi otsuste ja käskkirjade kohta
Statistilised kokkuvõtted on koostatud kohe või kokkulepitud tähtajaks

3.15 Sisestab Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad veebilehele
Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad on sisestatud veebilehele kohe pärast nende registreerimist

3.16 Sisestab Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad elektroonilise Riigi Teataja infosüsteemi
Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad on sisestatud kohe pärast nende registreerimist

3.17 Koostab kaaskirjad Vabariigi Presidendi otsuste ja käskkirjade saatmiseks vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele
Kaaskirjad on koostatud ja esitatud allakirjutamiseks

3.18 Jälgib Vabariigi Presidendi otsuste ja käskkirjade avaldamist Riigi Teatajas ja teeb avaldamismärked registrisse ja veebilehele
Vabariigi Presidendi otsused ja käskkirjad on nõuetekohaselt avaldatud ja avaldamismärked kantud registrisse ja veebilehele

3.19 Vormistab armuandmiskomisjoni protokollid ja kirjad
Dokumendid on vormistatud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.20 Vormistab kantselei venekeelsed dokumendid
Dokumendid on vormistatud korrektselt ja vigadeta

3.21 Nõustab ja abistab kantselei teenistujaid arhiivialastes küsimustes
Teenistujatele antud nõuanded vastavad kehtivale seadusandlusele

3.22 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Teave on edastatud kohe

3.23 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori, kantselei direktori asetäitja- üldosakonna juhataja ja asjaajamistalituse juhataja antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla saadetavate dokumentide kaaskirjadele ning kirjadele, millega ei võeta kantseleile majanduslikke kohustusi
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt teavet ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistuskohustuste täitmisel
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele