Asjaajamistalituse vanemkonsultandi ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond, asjaajamistalitus

1.2 Ametikoha nimetus
Vanemkonsultant

1.3 Kellele allub
Asjaajamistalituse juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Asjaajamistalituse juhataja - kantselei kirjavahetuse registreerimise ja ringluse küsimustes

1.6 Keda asendab


II AMETIKOHA EESMÄRK

Kantselei kirjavahetuse korrektne registreerimine ja ringluse tagamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUS

3.1 Kontrollib saadetavate dokumentide adressaatide aadresside õigsust ja dokumentide terviklikkust
Saadetavate dokumentide adressaatide aadressid on õiged, dokumendid on terviklikud

3.2 Registreerib ja skaneerib saadetavad dokumendid, viib kantseleisse jäävad ärakirjad koostajate postkastidesse
Dokumendid on dokumendiregistris korrektselt registreeritud, ärakirjad on viidud koostajate postkastidesse

3.3 Vormistab saadetavate dokumentide ümbrikud (välja arvatud Vabariigi Presidendi kirjadele)
Ümbrikud on õigesti vormistatud

3.4 Võtab vastu kantseleisse saabunud dokumendid, kontrollib adressaadi õigsust, dokumendi terviklikkust ja registreerib saabunud dokumendid (välja arvatud kantselei asjaajamiskorras loetletud juhtudel), sealhulgas skaneerib või hõlmab saabunud registreeritavad dokumendid ning seob need dokumendiregistri vastava kandega
Vastuvõetud dokumendid on saabunud õigele adressaadile, dokumendid on terviklikud ning dokumendiregistris korrektselt ja õigeaegselt registreeritud

3.5 Kontrollib dokumentidel juurdepääsupiirangu märke vajadust, vajadusel teeb märke Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavad dokumendid märgistatud nõuetekohaselt

3.6 Edastab dokumendid kullerpostiga adressaatidele toimetamiseks
Dokumendid on kullerile edastatud

3.7 Vajadusel viib postiasutusse kantselei või Vabariigi Presidendi postipakid
Postipakid on üle antud postiasutusse

3.8 Jaotab ja säilitab kantseleile tellitud perioodika
Perioodika on jaotatud õigeaegselt ja õigetele adressaatidele

3.9 Edastab Kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Teave on edastatud kohe

3.10 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori, kantselei direktori asetäitja - üldosakonna juhataja ja asjaajamistalituse juhataja antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab kantseleis koostatud ja enda poolt registreeritud dokumentide vormistusliku korrektsuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla saadetavate dokumentide kaaskirjadele ning kirjadele, millega ei võeta kantseleile majanduslikke kohustusi
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt teavet ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistuskohustuste täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (kantselei direktori poolt kehtestatud limiidi ulatuses)
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele