Asjaajamistalituse valvesekretäri ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond, asjaajamistalitus

1.2 Ametikoha nimetus
Valvesekretär

1.3 Kellele allub
Asjaajamistalituse juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Valvesekretär
Referent

1.6 Keda asendab
Valvesekretär
Referent


II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi ja kantselei telefoniühenduse ja teabe liikumise korraldamine, Vabariigi Presidendi dokumentide ning tema abikaasa kõnede ja diplomaatilist tähtsust omavate kirjade nõuetekohane vormistamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUS

3.1 Korraldab Vabariigi Presidendi telefonisuhtlust
Vabariigi President on ühendatud talle sobival ajal tema poolt soovitud inimesega, Vabariigi Presidendiga telefoniühendust soovivad inimesed on ühendatud Vabariigi Presidendiga tema nõusolekul talle sobival ajal

3.2 Vastab kantselei üldtelefonile ja suunab kõned vastavate kantselei teenistujate telefonidele või annab teavet probleemi lahendavate riigi- või kohaliku omavalitsuse asutuste kohta
Telefonikõned on ühendatud, teave on antud

3.3 Võimalusel ühendab kantselei teenistujate soovitud telefonikõned
Võimalusel on telefonikõned ühendatud

3.4 Täidab töövahetuse alguses asjaajamistalituse referendi poolt antud ning vahetuse jooksul temalt või kantselei teistelt teenistujatelt saabunud tööülesandeid
Tööülesanded korrektselt täidetud ning vahetuse lõpus referendile üle antud, täitmise võimatuse korral annab referendile vahetuse lõpus ülevaate
sh:
3.4.1 vormistab Vabariigi Presidendi avaldused, kirjad ja kõned;
Vabariigi Presidendi avaldused, kirjad ja kõned on vormistatud õigeaegselt vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele
3.4.2 vormistab Vabariigi Presidendi protokollilised trükised: kutsed, lauakaardid, menüüd, visiidikavad jms;
trükised on vormistatud õigeaegselt ja korrektselt
3.4.3 vormistab Vabariigi Presidendi kirjade ja hulgipostitusega saadetavate kutsete ümbrikud;
ümbrikud on vormistatud tähtaegselt vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele
3.4.4 kontrollib Vabariigi Presidendi hulgipostitusega saadetavate dokumentide adressaatide nimekirju;
nimekirjad on kontrollitud kokkulepitud tähtajaks
3.4.5 vajadusel registreerib Vabariigi Presidendi vastuvõttudele kutsutud;
vastuvõttudele kutsutud on registreeritud, kogutud teave on edastatud korraldajatele
3.4.6 vormistab Vabariigi Presidendi abikaasa kõned ja diplomaatilist tähtsust omavad dokumendid
vormistatud õigeaegselt ja vastavalt nõuetele

3.5 Haldab Vabariigi Presidendi elektroonilist telefoniraamatut
Vabariigi Presidendi elektroonilise telefoniraamatu andmed on ajakohased

3.6 Haldab kantselei elektroonilist telefoniraamatut
Iseseisvalt hangitud ja kantselei teenistujate edastatud andmed on sisestatud kantselei elektroonilisse telefoniraamatusse

3.7 Viib Vabariigi Presidendile ajalehed
Ajalehed on Vabariigi Presidendile viidud vastavalt asjaajamistalituse kodukorra nõuetele

3.8 Koostab ja edastab Vabariigi Presidendile tunnustatud ühiskonnategelaste sünnipäevade nimekirja
Sünnipäevaliste nimekiri on koostatud ja edastatud vastavalt asjaajamistalituse kodukorra nõuetele ja juhendile

3.9 Koostaja korraldusel saadab tõlkimiseks Vabariigi Presidendi kõned ja kirjad ning kantselei kirjad ja pressiteated
Vabariigi Presidendi kõned ja kirjad, kantselei pressiteated ja kirjad on tõlkimiseks saadetud vastavalt asjaajamistalituse kodukorra nõuetele ja juhendile

3.10 Haldab kantselei elektronposti üldaadressile saabunud teavet
Dokumendiringlus toimub vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.11 Haldab faksi teel saabunud teavet ning vajadusel faksib dokumendid
Dokumendiringlus toimub vastavalt kantselei asjaajamiskorra ja asjaajamistalituse kodukorra nõuetele

3.12 Teavitab välis- või sisepoliitilistest, julgeolekut, kaitsejõude ja Kaitseliitu puudutavatest kantselei üldtelefonile, faksile või elektronposti üldaadressile saabunud olulistest teadetest kantselei direktorit, Vabariigi Presidendi vastava ala nõunikku ja vajadusel Vabariigi Presidenti
Kantselei direktor, Vabariigi Presidendi vastava ala nõunik on olulistest teadetest teavitatud viivitamatult ja vajadusel on teavitatud Vabariigi Presidenti

3.13 Peab sekretäri päevikut
Päevik kajastab teavet vastavalt asjaajamistalituse kodukorra nõuetele

3.14 Jälgib Vabariigi Presidendi dokumendi- ja esindusülesanneteks vajalike trükiste plankide ning ümbrike tellimise vajadust
Asjaajamistalituse juhatajat on teavitatud Vabariigi Presidendi dokumendi- ja esindusülesanneteks vajalike trükiste plankide ja ümbrike tellimise vajadusest

3.15 Hoiab üldosakonna märgpitsatit
Üldosakonna märgpitsat on turvaliselt hoitud, seda kasutatakse vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.16 Vastavalt avalike suhete nõuniku või avalike suhete osakonna juhataja korraldusele saadab elektronpostiga pressiteated
Pressiteated on saadetud vastavalt asjaajamistalituse kodukorra nõuetele

3.17 Vastavalt avalike suhete nõuniku või avalike suhete osakonna juhataja korraldusele paneb Vabariigi Presidendi veebilehele pressiteated, Vabariigi Presidendi kõned ja avaldused
Kantselei pressiteated, Vabariigi Presidendi kõned ja avaldused on veebilehele pandud vastavalt asjaajamistalituse kodukorra nõuetele

3.18 Vastavalt avalike suhete nõuniku või avalike suhete osakonna juhataja korraldusele lindistab tele- ja/või raadiosaated
Saated on lindistatud vastavalt juhistele

3.19 Võtab vastu Vabariigi Presidendile väljaspool tööaega saabunud postisaadetised
Postisaadetised on edastatud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.20 Pakib Vabariigi Presidendi kingitused
Kingitused on pakitud tähtaegselt ja korrektselt

3.21 Vajadusel trükib Vabariigi Presidendi eestikeelsed lindistatud avalikud esinemised
Lindistatud esinemised on ümber trükitud tähtaegselt

3.22 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Teave on edastatud viivitamatult

3.23 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori, direktori asetäitja - üldosakonna juhataja, asjaajamistalituse juhataja antud ühekordseid ülesandeid; kooskõlastatult asjaajamistalituse juhatajaga täidab teiste kantselei teenistujate antud ametijuhendiväliseid ülesandeid
Ülesanded on täidetud korrektselt ja tähtaegselt


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja nõuetekohase vormistuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla faksiteadetele
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt teavet ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistuskohustuste täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (kantselei direktori poolt kehtestatud limiidi ulatuses)
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele