Kantselei direktori sekretär-asjaajaja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond, asjaajamistalitus

1.2 Ametikoha nimetus
Kantselei direktori sekretär-asjaajaja

1.3 Kellele allub
Kantselei direktor – jooksvates ülesannetes
Asjaajamistalituse juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Asjaajamistalituse juhataja – dokumentide ringluse tagamisesReferent – telefonisuhtlus, teabe edastamine, dokumentide vormistamine
Direktori nõunik – kantselei pitsati kasutamise küsimustes

1.6 Keda asendab
Asjaajamistalituse juhataja – tööaja korraldust puudutavates küsimustes
Nõunik – Vabariigi Presidendi õigusaktide registreerimine, koopiate tegemine ja tõestamine, väljasaatmine vastavalt asjaajamiskorra nõuetele (sh kaaskirjade koostamine)
Referent – telefonisuhtlus, teabe edastamine, dokumentide vormistamine
Personalijuht – dokumentide vormistamine ja registreerimine


II AMETIKOHA EESMÄRK

Kantselei direktori abistamine asjaajamises, direktori poolt allkirjastatavate dokumentide korrektsuse tagamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUS

3.1 Peab kantselei direktori kirjavahetust ja toimikuid
Toimikud on peetud vastavalt kantselei dokumentide loetelule ja asjaajamiskorra nõuetele

3.2 Vormistab kantselei direktori käskkirju, kirju ja muid dokumente
Käskkirjad, kirjad ja muud dokumendid on vormistatud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.3 Kannab kantselei direktori resolutsioonid dokumendihaldussüsteemi, edastab dokumendid resolutsioonis märgitud täitjatele
Kantselei direktori resolutsioonid on kantud registrisse, dokumendid on täitjatele õigeaegselt edastatud

3.4 Registreerib ja edastab läbi DHS’i kantselei e-kirja manusena välja minevad vastuskirjad
Kirjad on registreeritud ja edastatud vastavalt nõuetele

3.5 Korraldab kantselei direktori telefonisidet
Kantselei direktor on talle sobival ajal ühendatud soovitud inimesega, sissetulevad kõned ühendatud direktorile või võetud teade

3.6 Peab kantselei direktori ajakava (sh elektroonilist kalendrit), võtab vastu ja vajadusel teenindab tema külalisi, korraldab ruumi ettevalmistamise ja korrastamise kohtumise järgselt
Direktori ajakava on kontrollseisus ning kohtumised kokku lepitud vastavalt direktori korraldustele, kohtumistel on tagatud jookide ja suupistete olemasolu, külalised on korrektselt vastu võetud ja kohtumisele juhatatud, ruum korrastatud kohtumise järgselt

3.7 Registreerib ja jaotab kantselei direktori lähetus- ja üldkäskkirju
Käskkirjad on registreeritud ja vastavalt jaotuskavale edastatud hiljemalt tööpäeva lõpuks, üldist tähtsust omavate käskkirjade kohta on avaldatud teade kantselei intranetis

3.8 Vajadusel osaleb kantselei direktori tööalastel nõupidamistel ja protokollib neid
Nõupidamiste protokollid on osalejatele elektrooniliselt edastatud, üldist tähtsust omavad otsused on avaldatud kantselei intranetis

3.9 Jälgib kantselei teenistujate ettevalmistatud dokumentide vastavust vorminõuetele, vajadusel vormistab dokumendid ja edastab direktorile allakirjutamiseks
Dokumendid on nõuetele vastavalt vormistatud ja hiljemalt tööpäeva lõpuks edastatud allakirjutamiseks kooskõlas asjaajamiskorraga

3.10 Edastab kantseleile laekunud ja registreeritud posti kantselei direktorile läbivaatamiseks
Dokumendid on edastatud vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele

3.11 Edastab vajadusel dokumendid www-spetsialistile kantselei intranetis või kantselei veebilehel avaldamiseks
Uus dokument või dokumendi muudatus on edastatud www-spetsialistile

3.12 Vastab kantselei direktori korraldusel direktorile saabunud kutsetele ja kohtumispalvetele
Kutsetele ja kohtumispalvetele on vastatud korrektselt ja õigeaegselt

3.13 Hoiab ja korraldab kantselei pitsati kasutamist
Kantselei pitsati hoidmine on turvaliselt tagatud ja selle kasutamine toimub vastavalt kantselei asjaajamiskorra nõuetele ja ainult direktori sekretär-asjaajaja juuresolekul

3.14 Edastab Kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon on edastatud kohe

3.15 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori, kantselei direktori asetäitja- üldosakonna ja asjaajamistalituse juhataja poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla kantselei direktori ülesandel väljasaadetavatele informatiivse iseloomuga kirjadele ja faksiteadetele
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt teavet ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistuskohustuste täitmisel
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele