Siseosakonna nõuniku (teenetemärkide ja ümarlaudade küsimustes) ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Siseosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Nõunik (teenetemärkide ja ümarlaudade küsimustes)

1.3 Kellele allub
Siseosakonna juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Siseosakonna juhataja – teenetemärkide küsimustes
Siseosakonna konsultant – ümarlaudade küsimustes

1.6 Keda asendab
Siseosakonna konsultant


II AMETIKOHA EESMÄRK

Teenetemärkide seadusest tulenevate ülesannete täitmise tagamine ning Vabariigi Presidendi poolt moodustatud mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua, kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide teenindamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUSED

3.1 Peab teenetemärkide registrit, sh:
3.1.1 kannab teenetemärkide andmise ettepanekud registrisse;
3.1.2 esitab Vabariigi Presidendile ettepanekute koondi;
3.1.3 kannab registrisse teenetemärgi andmise otsuse;
3.1.4 kannab registrisse teenetemärgi kätteandmise aja;
3.1.5 kannab registrisse Eesti kodanikele antud välisriikide teenetemärgid
Registri pidamine korrektne

3.2 Koostab teenetemärkide andmise ettepanekute vastuste projektid
Ettepanekutele vastatud kooskõlas õigusaktidega

3.3 Valmistab ette välisriigi kodanikule teenetemärgi andmise kooskõlastuse Välisministeeriumiga
Kooskõlastus ette valmistatud

3.4 Koostab Vabariigi Presidendi otsuse eelnõu teenetemärkide andmise kohta
Otsuse eelnõu korrektselt ja õigeaegselt koostatud

3.5 Jälgib teenetemärkide seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks vajalike varade laovaru, sh:
3.5.1 korraldab vajalike hankedokumentide koostamise;
3.5.2 koostab ja esitab otsustamiseks hanke läbiviimiseks vajalikud ostja otsused;
3.5.3 koostab ja kooskõlastab vajalike hankelepingute eelnõud;
3.5.4 jälgib hankelepingute täitmist ning teeb ettepanekuid hankelepingutes ettenähtud sanktsioonide kohaldamiseks;
3.5.5 kontrollib hankelepingute alusel esitatavate arvete korrektsust
Hanked viidud läbi õigeaegselt ja kooskõlas õigusaktide nõuetele, hankelepingute täimine korrektne

3.6 Tagab teenetemärgi komplekteerimise (sh graveerimine, tunnistus, karp) selle üleandmiseks
Üleandmiseks vajalik korrektne teenetemärk olemas õigeaegselt

3.7 Korraldab vajadusel täiendavate, teenetemärkide seadusest tulenevate varade hoiustamistingimustele vastavate hoiustamiskohtade olemasolu
Piisavad, hoiustamistingimustele vastavad hoiustamisvõimalused

3.8 Korraldab teenetemärkide miniatuuride ja täiendavate rosettmärkide taotluste rahuldamist, sh
3.8.1 jälgib tasutavate riigilõivude õigusaktidele vastavust;
3.8.2 valmistab ette kantselei direktori vastava otsuse eelnõu;
3.8.3 peab vajalikku arvestust
Taotlused on rahuldatud vastavalt õigusaktidele; taotluse rahuldamata jätmine on õigusaktist tulenevalt põhjendatud; korrektne arvestus

3.9 Valmistab koostöös protokolliosakonna ja asjaajamistalitusega ette ürituse Eesti Tänab, sh:
3.9.1 koostab kutsutavate nimekirja, kogub ja kontrollib vajalikud andmed;
Üritus korrektselt ette valmistatud ja läbi viidud
3.9.2 korraldab kutsete väljastamise ja osalemisteadete vastuvõtmise;
3.9.3 valmistab ette saaliplaani ja nimelised kohakaardid
Asjaajamistalitusele edastatud õigeaegselt hulgipostitusega saadetavate dokumentide (teatised, ümbrikud jmt) trükkimiseks vajalike andmetega korrektsed failid

3.10 Korraldab teenetemärke puudutava avaliku või avalikku huvi pakkuva teabe avaldamise kantselei veebilehel ning selgituste andmise teenetemärgi kandmise hea tava kohta
Teave kättesaadav

3.11 Korraldab antud teenetemärkide kogumike väljaandmise, sh
3.11.1 tagab nimekirjade korrektsuse ja komplektsuse
3.11.2 tagab trükise valmimise õigeaegsuse – igal aastal 22. veebruariks
3.11.3 valmistab ette trükkimiseks vajalike lepingute sõlmimise
Trükis ilmunud õigeaegselt ja sisu korrektne

3.12 Aitab korraldada ja koordineerida mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua, kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide tööd
Mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua, kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide töö on korrektselt korraldatud

3.13 Koostab mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua, kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide istungite protokolle
Protokollid korrektselt ja õigeaegselt vormistatud

3.14 Korraldab kirjavahetust mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua ning kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide liikmetega
Korrektne kirjavahetus

3.15 Süstematiseerib ja jagab toimikutesse mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua ning kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide tööd puudutavad dokumendid
Mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua ning kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide dokumentidest on moodustatud toimikud vastavalt kantselei dokumentide loetelule

3.16 Täidab Vabariigi Presidendi määratud isiku poolt antud ülesandeid, mis seonduvad mõttekoja, rahvusvähemuste ümarlaua ning kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua ning nende komisjonide ja töögruppide teenindamisega
Ülesanded korrektselt täidetud

3.17 Valmistab ette vajalike kantseleisiseste, enda töövaldkonda puudutavate eeskirjade ja juhendite projektid ning teeb ettepanekuid nende muutmiseks
Vajalikud, õigusaktidega kooskõlas olevad juhendid kehtestatud

3.18 Koostab täitmiseks suunatud kirjade vastused, vajadusel kooskõlastab teiste kantselei teenistujate poolt koostatud vastused või algatuskirjad
Kooskõlastamiseks esitatud dokumentidel on viisa või lisatud kirjalik eriarvamus, enda poolt koostatud dokumendid viseeritud ja kooskõlastatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale ja selles ettenähtud tähtaegadele

3.19 Osaleb kantselei eelarve ettevalmistamise protsessis tagamaks teenetemärkide seaduses kantseleile pandud ülesannete täitmine
Eelarve koostamisel arvestatud teenetemärkide seadusest tulenevate ülesannetega

3.20 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale Info on edastatud koheselt
3.21 Täidab teisi Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja siseosakonna juhataja poolt antud ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla osakonna tööks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele
5.2 Esindada kantseleid oma teenistusülesannete täitmisel riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes ning suhetes juriidiliste ja füüsiliste isikutega
5.2 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.3 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (limiit määratud kantselei direktori poolt)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale
5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele