Protokolliosakonna juhataja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Protokolliosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Juhataja

1.3 Kellele allub
Vabariigi Presidendi Kantselei direktor

1.4 Alluvad
Nõunik (2)

1.5 Asendajad
Protokolliosakonna nõunik

1.6 Keda asendab
Puudub


II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi ja presidendi abikaasa töö protokollilised lahendused vastavalt siseriiklikele ja rahvusvahelistele tavadele ja otstarbekusele. Vabariigi Presidendi ajakavade koostamine.


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 Juhib protokolliosakonna tööd, teebosakonnasisese tööjaotuse, koordineerib vanema käsundusohvitseri ja noorema käsundusohvitseri tööd
Protokolliosakond töötab tulemuslikult ja häireteta

3.2 Koostab Vabariigi Presidendi ajakava vastavalt nõunikelt saadud sisenditele, arvestades Vabariigi Presidendi suuniseid
Vabariigi Presidendi ajakava vastab Vabariigi Presidendi poolt soovitule

3.3 Leiab Vabariigi Presidendi ja presidendi abikaasa kohtumistele, üritustele, tseremooniatele, visiitidele vajalikul tasemel protokollikohase lahenduse
Kohtumised, tseremooniad jne. toimuvad vastavalt protokollireeglitele ja sisulisi vajadusi arvestades

3.4 Korraldab koos üldosakonnaga Vabariigi Presidendi vastuvõtud, lõunad, õhtusöögid vastavalt kalkulatsioonile, mis esitatakse kinnitamiseks kantselei direktorile
Kalkulatsioonile vastavad Vabariigi Presidendi vastuvõtud, lõunad ja õhtusöögid

3.5 Valmistab (koos Välisministeeriumi protokolliosakonnaga) ette Vabariigi Presidendi riigivisiidid
Lõpptulemuse vastutus Vabariigi Presidendi ees

3.6 Koostöös raamatupidamise osakonnaga koostab Vabariigi Presidendi visiitide eelarved enne visiidi algust ning esitab need kinnitamiseks kantselei direktorile
Visiitide eelarved on esitatud kinnitamiseks direktorile tema poolt määratud tähtajaks

3.7 Korraldab reisibüroodelt hinnapakkumiste tellimise
Visiidi korraldajaks on valitud parima hinnapakkumise esitanud reisibüroo

3.8 Peab visiidi kulude asjus läbirääkimisi vastuvõtjamaaga
Edukalt toimunud läbirääkimised

3.10 Korraldab koos Väliministeeriumi protokolliosakonna ja teiste riigiasutustega riiklikke tähtpäevi ja sündmusi, millest võtab osa Vabariigi President; vastutab Vabariigi Presidenti puutuva osa eest kavas
Korrektselt, sündmuse tasemele ja protokollireeglitele vastavalt korraldatud riiklikud tähtpäevad

3.11 Korraldab koos Välisministeeriumi protokolliosakonnaga Eestit külastavate riigipeade visiite, vastutab Vabariigi Presidenti puutuva osa eest kavas Korrektselt ja protokollireeglitelevastavalt korraldatud Eestit külastavate riigipeade visiidid

3.13 Teeb direktori asetäitja-üldosakonna juhatajale ettepanekuid Vabariigi Presidendi esindusülesanneteks vajaliku inventari (serviis jne) taseme ja soetamise kohta
Inventar on olemas, kasutuses javastab riigipea protokolli nõuetele

3.14 Teeb ettepanekuid direktori asetäitja-üldosakonna juhatajale kantselei sisustuse ja esindusesemete taseme ja soetamise kohta
Kantselei sisustuse ja esindus-esemed vastavad võimaluste piires nõutud tasemele

3.15 Korraldab enne Vabariigi aastapäeva riiklike ordenite üleandmist, osaleb ürituse Eesti Tänab ettevalmistamises tagamaks selle korralduse protokolliline tase
Korrektselt ja protokollireeglitele vastavalt korraldatud ordenite üleandmine

3.16 Koostab koostöös Vabariigi Presidendi nõunikega Vabariigi aastapäeva vastuvõtule kutsutute nimekirja
Kontrollitud ja korrektne nimekiri on Vabariigi Presidendile esitatud hiljemalt 31. detsembriks ja asjaajamistalitusele hiljemalt 10. jaanuariks

3.17 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon edastatud koheselt

3.18 Täidab muid Vabariigi Presidendi ja kantselei direktori poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab Vabariigi Presidendiga seonduvate ürituste protokollilise taseme ja rahvusvahelise diplomaatilise protokolli nõuete arvestamise eest
4.2 Vastutab Vabariigi Presidendi töökavade õigsuse, sisulise kattuvuse ja tegelikkusele vastavuse eest
4.3 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.4 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.5 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.6 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.7 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla kantselei direktori ülesandel väljasaadetavatele asjaajamise iseloomuga kirjadele ja faksiteadetele
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni teenistuskohustuste täitmisel (kantselei direktori poolt kehtestatud limiidi ulatuses)
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.7 Kasutada kantselei poolt väljastatud krediitkaarti teenistuskohustuste täitmiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele