Protokolliosakonna nõuniku ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Protokolliosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Nõunik

1.3 Kellele allub
Protokolliosakonna juhataja

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Protokolliosakonna nõunik

1.6 Keda asendab
Protokolliosakonna juhataja
Protokolliosakonna nõunik
Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretär – Vabariigi Presidendi abikaasa ajakava ja visiite puudutavates küsimustes


II AMETIKOHA EESMÄRK

Korraldada Vabariigi Presidendi visiitide ettevalmistamist, ajakava haldamist, visiidiprogrammide ettevalmistamist


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 Korraldab Vabariigi Presidendi protokolli, valmistab ette Vabariigi Presidendi ja Vabariigi Presidendi abikaasa programmi visiitidel
Vabariigi Presidendi protokoll vastab protokolli reeglitele

3.2 Valmistab koostöös protokolliosakonna juhatajaga, siseosakonnaga ja välisosakonnaga protokolliliselt ette Vabariigi Presidendi visiidid
Korrektselt ja protokollireeglitelevastavalt korraldatud visiidid

3.3 Tellib protokolliosakonna juhataja korraldusel teeninduse (toitlustus, muusika jms) Vabariigi Presidendi protokollilisteks üritusteks
Võimaluse korral on tellitud nädal enne üritust

3.4 Teostab Vabariigi Presidendi visiitide praktilist korraldamist: piletite, VIP-tubade, autode tellimine delegatsioonile jms
Kaasasõitvale käsundusohvitserile on antud ülekontrollitud piletid jm. sõidudokumendid vahetult enne ärasõitu; autod ja VIP tuba jm protokollilised tellimused on vormistatud õigeaegselt

3.5 Vormistab Vabariigi Presidendi visiitide programmid ning vajadusel korraldab nende trükkimise
Visiidikavade vormistus vastab protokollireeglitele, visiidikavad trükitud õigeaegselt

3.6 Korraldab protokolliosakonna juhataja korraldusel iseseisvalt Vabariigi Presidendi protokollikohased kohtumised
Kohtumised on korraldatud korrektselt ja vastavalt protokollireeglitele

3.7 Kannab protokolliosakonna juhataja korraldusel kantselei arvutivõrku Vabariigi Presidendi ajakava ja selle muudatused, sh Vabariigi Presidendi kohtumistel osalejate nimed
Vabariigi Presidendi ajakava muudatused kantud arvutivõrku õigeaegselt, ajakava vastab tegelikult toimunule

3.8 Vastab Vabariigi Presidendile saadetud kutsetele ja kirjadele vastavalt protokolliosakonna juhataja suunistele
Kutsetele ja kirjadele on vastatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale

3.9 Koostab teated Vabariigi Presidendi välisvisiidist Riigikogu esimehele, peaministrile ja välisministrile
Vastavad ametiisikud on informeeritud kolm päeva enne välisvisiidi algust

3.10 Kooskõlastab protokolliosakonna juhatajaga ja vormistab lähetuskäskkirjad Vabariigi Presidendile ja Vabariigi Presidendi visiidil osalejatele
Lähetuskäskkirjad on vormistatud hiljemalt ärasõidupäevaks

3.11 Esitab Vabariigi Presidendi delegatsiooni välisriigi viisataotlused enne välisvisiiti
Viisataotlused esitatud on õigeaegselt

3.12 Koostab ja edastab vormistamiseks Vabariigi Presidendi protokollilised trükised: kutsed, lauakaardid, menüüd jms
Kutsed, lauakaardid, menüüd jm protokollilised trükised on vormistatud õigeaegselt ja korrektselt ning vastavalt protokollireeglitele

3.13 Vormistab Vabariigi Presidendi abikaasa ajakava, kannab selle kantselei arvutivõrku
Vabariigi Presidendi abikaasa ajakava on vormistatud ja kantud Kantselei arvutivõrku, vajadusel täpsustatud päeva jooksul

3.14 Valmistab protokolliosakonna juhataja ette korraldusel lepingud reisibüroodega vastavalt vajadusele
Lepingud on vormistatud korrektselt ja õigeaegselt

3.15 Koostöös protokolliosakonna juhatajaga nõustab Vabariigi Presidendi ja tema abikaasa visiitide kingituste valikul ja soetamisel seda korraldavat teenistujat
Kingitused vastavad protokollilisele tasemele

3.16 Tellib koostöös protokolliosakonna juhatajaga Vabariigi Presidendi trükiste ideekavandid (blanketid, jõulukaart jm) ja organiseerib nende tehnilise teostuse
Protokollilised trükised vastavad nii sisuliselt kui ka kvaliteedilt riigipea tasemele; jõulukaardid on tellitud septembrikuu jooksul

3.17 Edastab tellimuse suulise tõlke teostamiseks vastavale lepingupartnerile edastades vajadusel materjalid järeltõlke teostamiseks
Suulise tõlke tellimus ja järeltõlke materjalid edastatud, tõlge tagatud

3.18 Peab kantseleid tutvustavate ekskursioonide ajakava

3.19 Hoiab korras osakonna dokumentatsiooni ja arhiveerib kirjavahetuse
Tagatud toimikutes sisalduvate dokumentide korrastatus; kirjad on vormistatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale

3.20 Täidab osakonna tööaja arvestuse tabelit
Tööaja arvestuse tabel esitatud osakonna juhatajale õigeaegselt arvestades sisekorraeeskirjas ettenähtud tähtaegu

3.21 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon edastatud koheselt

3.22 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja protokolliosakonna juhataja poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla kantselei direktori ülesandel väljasaadetavatele asjaajamise iseloomuga kirjadele ja faksiteadetele
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni teenistuskohustuste täitmisel (kantselei direktori poolt kehtestatud limiidi ulatuses)
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks

VI NÕUDMISED AMETIKOHAL
Vastavalt atesteerimisnõuetele