Vabariigi presidendi nõunik-abi ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Puudub

1.2 Ametikoha nimetus
Vabariigi Presidendi nõunik-abi

1.3 Kellele allub
Vabariigi President, töö koordineerimises kantselei direktor

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretär, vajadusel Vabariigi Presidendi nõunik

1.6 Keda asendab
Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretär – jooksvas asjaajamises

II AMETIKOHA EESMÄRK

Korraldada Vabariigi Presidendi tööd jooksvas asjaajamises ning luua selleks vajalik keskkond

III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 Korraldab Vabariigi Presidendi asjaajamist vastavalt asjaajamist reguleerivatele eeskirjadele, sh

3.1.1 edastab saabunud posti Vabariigi Presidendile;

3.1.2 sorteerib Vabariigi Presidendi kodulehekülje kaudu saabunud kirjad üldiseks registreerimiseks;

3.1.3 vastab Vabariigi Presidendi korraldusel tema kirjadele;

3.1.4 vastab Vabariigi Presidendile saadetud autogrammisoovidele;

3.1.5 esitab Kantseleis koostatud dokumendid Vabariigi Presidendile allakirjutamiseks;

3.1.6 säilitab Vabariigi Presidendile koostatud dokumentatsiooni (peab Vabariigi Presidendi isiklikke toimikuid ja tagab toimikutes sisalduvate dokumentide korrastatuse);

3.1.7 täiendab ja süstematiseerib Vabariigi Presidendi eraarhiivi;

3.1.8 vajadusel koostab kokkuvõtted Vabariigi Presidendi kohtumiste või tema poolt peetavate telefonikõnede kohta

3.2 Kindlustab Vabariigi Presidendi kiire, täpse ja kaasaja nõuetele vastava asjaajamise ööpäevaringselt

3.3 Edastab Vabariigi Presidendi poolt antavad dokumendid ja ülesanded adressaatidele

3.4 Jälgib Vabariigi Presidendi poolt antud ülesannete täitmist

3.5 Kontrollib kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade täitmist osas, mis puudutab Vabariigi Presidendi asjaajamist, sh:

3.5.1 kontrollib Vabariigi Presidendi kirjade ja kõnede vormistust, eestikeelsete kirjade, kõnede õigekirja õigsust;

3.5.2 kontrollib Vabariigi Presidendi kohtumiste memode esitamist;

3 5.3 kontrollib Vabariigi Presidendile rutiinse teabe esitamist

3.6 Vajadusel valmistab ette Vabariigi Presidendi visiite ja saadab Vabariigi Presidenti visiitidel

3.7 Koostab Vabariigi Presidendi isiklike jõulukaartide ja muude hulgipostitusega saadetavate dokumentide adressaatide nimekirja, osaleb kontaktandmete kogumisel

3.8 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale

3.9 Täidab Vabariigi Presidendi ja kantselei direktori poolt antud ühekordseid ülesandeid

IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest

4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest

4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest

4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest

4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest

V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla Vabariigi Presidendi nimel, Vabariigi Presidendi või kantselei direktori ülesandel väljasaadetavatele kirjadele ja faksiteadetele

5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks

5.3 Anda kooskõlastatult vastava üksuse juhiga üldosakonna asjaajamistalituse ja protokolliosakonna teenistujatele ametijuhendiväliseid ülesandeid Vabariigi Presidendi teenindamise korraldamisel

5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (limiit määratud kantselei direktori poolt)

5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks

5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks

5.7 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks

VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Kõrgharidus, asjaajamisalane või vastav täiendõpe

6.2 Eelnev teenistus vanemametnike põhigruppi kuuluval või valitaval ametikohal riigi- või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses või organis 6 kuud või muul kõrgharidust nõudval tööl asjaajamisvaldkonnas 2 aastat

6.3 Riigikorralduse, põhiseaduse ja põhiseaduslike seaduste, kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine

6.4 Teadmised Euroopa Liidu institutsioonidest, organisatsiooni struktuurist ning õigussüsteemist ja selle rakendamisest, Euroopa Liidu otsuste tegemise protsessi tundmine, põhjalikud teadmised ametikoha töövaldkonnas eurointegratsioonist

6.5 Hea suhtlemisoskus, sealhulgas oskus korraldada koostööd avalike huvide elluviimisel ja suhelda avalikkusega

6.6 Inglise või saksa keele oskus ja vene keele oskus ning soovitavalt ühe Euroopa Liidu liikmesriigi keel kesktasemel

6.7 Ametikohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude käsitsemise oskus

6.8 Algatusvõime ja loovus

6.9 Töövõime, sealhulgas võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega

6.10 Kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest

6.11 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas olulise eristamise ning analüüsi- ja sünteesivõime, võime omada informatsiooni kasutusvalmina ning reageerida kiiresti muutustele