Vabariigi presidendi nõunik-erasekretäi ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Puudub

1.2 Ametikoha nimetus
Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretär

1.3 Kellele allub
Vabariigi President ja tema abikaasa, töö koordineerimises kantselei direktor

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Vabariigi Presidendi nõunik-abi – jooksvas asjaajamises
Protokolliosakonna nõunik – ajakava ja visiite puudutavates küsimustes

1.6 Keda asendab
Vabariigi Presidendi nõunik-abi


II AMETIKOHA EESMÄRK

Korraldada Vabariigi Presidendi abikaasa tööd jooksvas asjaajamises ning luua selleks vajalik keskkond


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 peab Vabariigi Presidendi abikaasa ajakava, sünkroniseerib selle Vabariigi Presidendi ajakavaga ning kannab selle kantselei arvutivõrku

3.2 korraldab Vabariigi Presidendi abikaasa asjaajamist vastavalt eeskirjadele, sh:
3.2.1 edastab saabunud posti, tutvustab laekunud kutseid ning korraldab vastamise (kutsetele vastamine koostöös protokolliosakonnaga);
3.2.2 koostab ja vormistab kirjaprojektid ja esitab need Vabariigi Presidendi abikaasala allkirjastamiseks või vastab tema korraldusel, edastab diplomaatilist vormistust vajavad kirjad asjaajamistalitusele vormistamiseks;
3.2.3 säilitab, täiendab ja süstematiseerib Vabariigi Presidendi abikaasa eraarhiivi;
3.2.4 korraldab Vabariigi Presidendi abikaasa kohtumisi, vajadusel koostöös protokolliosakonnaga ja toitlustustalitusega

3.3. Kindlustab Vabariigi Presidendi abikaasa kiire, täpse ja kaasaja nõuetele vastava asjaajamise ööpäevaringselt

3.4 Edastab Vabariigi Presidendi abikaasa poolt antavad dokumendid ja ülesanded adressaatidele

3.5 Korraldab Vabariigi Presidendi abikaasa varustatust infotehnoloogiavahendite, kantseleitarvete ja muude töövahenditega

3.6 Korraldab Vabariigi Presidendi abikaasa kõnede, artiklite koostamist ja vormistamist, kontrollib eestikeelsete dokumentide õigekirja

3.7 Edastab Vabariigi Presidendi abikaasale tema töösse puutuvat Vabariigi Presidendi Kantselei informatsiooni ning vastupidi. Annab avalike suhete osakonnale informatsiooni pressiteadete koostamiseks Vabariigi Presidendi abikaasaga seotud küsimustes ning kooskõlastab pressiteated Vabariigi Presidendi abikaasaga

3.8 Koostab Vabariigi Presidendi abikaasa isiklike ja abikaasaga ühiste jõulukaartide ja muude hulgipostitusega saadetavate dokumentide adressaatide nimekirja, osaleb kontaktandmete kogumisel

3.9 Valmistab koostöös protokolliosakonnaga ette Vabariigi Presidendi abikaasa visiite ja vajadusel saadab Vabariigi Presidendi abikaasat visiitidel ja kohtumistel

3.10 Koordineerib ja vajadusel juhib ning vahendab Vabariigi Presidendi abikaasa suhtlemist tema poolt toetatavate algatuste ning patroneeritavate üritustega

3.11 Valib, soetab ja komplekteerib Vabariigi Presidendi abikaasa esindusfunktsioonide täitmiseks vajalikud protokollilised kingitused arvestades eelarveliste vahenditega, peab vastavat arvestust

3.12 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale

3.13 Täidab Vabariigi Presidendi ja kantselei direktori poolt antud ühekordseid ülesandeid


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla Vabariigi Presidendi abikaasa nimel, Vabariigi Presidendi abikaasa või kantselei direktori ülesandel väljasaadetavatele kirjadele ja faksiteadetele
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Anda kooskõlastatult vastava üksuse juhiga üldosakonna asjaajamistalituse ja protokolliosakonna teenistujatele ametijuhendiväliseid ülesandeid Vabariigi Presidendi teenindamise korraldamisel
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (limiit määratud kantselei direktori poolt)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.7 Teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Kõrgharidus, asjaajamisalane või vastav täiendõpe
6.2 Eelnev teenistus vanemametnike põhigruppi kuuluval või valitaval ametikohal riigi- või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses või organis 6 kuud või muul kõrgharidust nõudval tööl asjaajamisvaldkonnas 2 aastat
6.3 Riigikorralduse, põhiseaduse ja põhiseaduslike seaduste, kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine
6.4 Teadmised Euroopa Liidu institutsioonidest, organisatsiooni struktuurist ning õigussüsteemist ja selle rakendamisest, Euroopa Liidu otsuste tegemise protsessi tundmine, põhjalikud teadmised ametikoha töövaldkonnas eurointegratsioonist
6.5 Hea suhtlemisoskus, sealhulgas oskus korraldada koostööd avalike huvide elluviimisel ja suhelda avalikkusega
6.6 Inglise või saksa keele oskus ja vene keele oskus ning soovitavalt ühe Euroopa Liidu liikmesriigi keel kesktasemel
6.7 Ametikohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude käsitsemise oskus
6.8 Algatusvõime ja loovus
6.9 Töövõime, sealhulgas võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega
6.10 Kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest
6.11 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas olulise eristamise ning analüüsi- ja sünteesivõime, võime omada informatsiooni kasutusvalmina ning reageerida kiiresti muutustele