Kinnitatud kantselei direktori 31. detsembri 2004 käskkirjaga nr 36
Muudetud kantselei direktori 11. märtsi 2005 käskkirjaga nr 7
Muudetud kantselei direktori 4. aprilli 2006 käskkirjaga nr 10
Muudetud kantselei direktori 21. veebruari 2008 käskkirjaga nr 13
| Tähis | Sari | Säilitustähtaeg | Struktuuriüksus/ ametnik | Märkused |
| 1 VABARIIGI PRESIDENDI AMETITEGEVUS |
| 1-1 | Presidendi seadlused | alaline | asjaajamistalitus | PS § 109 ja 110, eelnõud AK |
| 1-2 | Koopiad presidendi otsustest seaduste väljakuulutamise kohta koos seaduste koopiatega | 5 a | asjaajamistalitus | Originaalid säilitatakse Riigikogu arhiivis
Eelnõud AK |
| 1-3 | Koopiad presidendi otsustest seaduste väljakuulutamata jätmise kohta koos seaduste koopiatega | 5 a | asjaajamistalitus | Originaalid säilitatakse Riigikogu arhiivis
Eelnõud AK |
| 1-4 | Presidendi otsused ametisse nimetamisest ja ametist vabastamisest koos ettepanekutega | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-5 | Presidendi otsused kohtunike nimetamisest ja ametist vabastamisest koos Riigikohtu esimehe esildistega | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-6 | Presidendi otsused suursaadikute nimetamisest, tagasikutsumisest ja diplomaatiliste auastmete andmisest koos peaministri ettepanekutega | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-7 | Presidendi otsused süüdimõistetute armuandmispalvete läbivaatamisest | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-8 | Presidendi otsused riiklike autasude andmisest | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-9 | Presidendi otsused Riigikogu ja Euroopa Parlamendi valimiste väljakuulutamisest ja Riigikogu kokkukutsumisest | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-10 | Presidendi käskkirjad koos alusdokumentidega | alaline | asjaajamistalitus | Eelnõud AK |
| 1-11 | Presidendi õigusaktide register | alaline | infosüsteemide ja tehnika talitus | VPK infosüsteem |
| 1-12 | Presidendi otsuste raamatregister | alaline | asjaajamistalitus | |
| 1-13 | Presidendi käskkirjade raamatregister | alaline | asjaajamistalitus | |
| 1-14 | Presidendi salastatud õigusaktide raamatregister | alaline | VP julgeolekunõunik | |
| 1-15 | Presidendi poolt Riigikogule esitatud õigusaktide eelnõud | alaline | siseosakond | |
| 1-16 | Presidendi taotlused Riigikohtule seaduste põhiseadusega vastuolus olevaks tunnistamise kohta | alaline | osakond | |
| 1-17 | Presidendi töökava | alaline | protokolliosakond | VPK infosüsteem + P, AK |
| 1-18 | Presidendi ja abikaasa riiklike visiitide kavad, delegatsioonide nimekirjad, kohtumiste jutupunktid, taustadokõigusumendid jm | alaline | välisosakond + protokolliosakond | AK kuni toimumiseni |
| 1-19 | Presidendi ja abikaasa ametlike visiitide kavad, delegatsioonide nimekirjad, kohtumiste jutupunktid, taustadokumendid jm | alaline | välisosakond + protokolliosakond | AK kuni toimumiseni |
| 1-20 | Presidendi ja abikaasa töövisiitide kavad, delegatsioonide nimekirjad jm dokumendid | alaline | välisosakond + protokolliosakond | AK kuni toimumiseni |
| 1-21 | Presidendi ja abikaasa maakonnavisiitide kavad jt dokumendid | alaline | siseosakond + protokolliosakond | AK kuni toimumiseni |
| 1-22 | Koopiad presidendi poolt EV suursaadikutele antud volikirjadest ja tagasikutsumiskirjadest | alaline | asjaajamistalitus | |
| 1-23 | Eestisse akrediteeritud välisriikide suursaadikute volikirjad ja tagasikutsumiskirjad | VPKs kuni saadiku ärakutsumiseni | asjaajamistalitus | Säilitatakse Välisministeeriumi arhiivis |
| 1-24 | Koopiad presidendi volikirjadest riigiametnikele jt | 10 a | asjaajamistalitus | |
| 1-25 | Presidendi kõned | alaline | asjaajamistalitus | VPK infosüsteem + P |
| 1-26 | Presidendi kõnede loetelu | alaline | asjaajamistalitus | MO 2000, Excel |
| 1-27 | Presidendi avaldused, tervitused, intervjuud | alaline | asjaajamistalitus | VPK infosüsteem + P |
| 1-28 | Presidendi avalduste, tervituste ja intervjuude loetelu | alaline | asjaajamistalitus | MO 2000, Excel |
| 1-29 | Presidendi kirjavahetus Eesti riigi-, valitsus- ja omavalitsusasutustega | alaline | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 1-30 | Presidendi kirjavahetus välisriikide riigipeade, riigi- ja ühiskonnategelastega | alaline | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 1-31 | Presidendi õnnitlused, tänu- ja kaastundeavaldused | alaline | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 1-32 | Presidendile saabunud õnnitlused, tänu- ja kaastundeavaldused | alaline | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 1-33 | Iseseisvuspäeva õnnitlused välisriikidele | 5 a | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 1-34 | Eesti iseseisvuspäevaks saabunud õnnitlused | 5 a | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 1.1 Vabariigi Presidendi abikaasa tegevus |
| 1.1-1 | Presidendi abikaasa kõned ja ettekanded | alaline | VP abikaasa erasekretär | VPK infosüsteem + P |
| 1.1-2 | Presidendi abikaasa intervjuud. Ajalehelõiked | alaline | VP abikaasa erasekretär | VPK infosüsteem + P |
| 1.1-3 | Presidendi abikaasa eestkostel olevate projektide dokumendid. Projektide loetelu | alaline | VP abikaasa erasekretär | MO 2000, Word |
| 1.1-4 | Presidendi abikaasa kirjavahetus | alaline | VP abikaasa erasekretär | Dokumendiregister |
| 1.1-4.1 | Presidendi abikaasale saadetud tänukirjad | alaline | VP abikaasa erasekretär | Dokumendiregister |
| 1.1-5 | Presidendi abikaasale saadetud kutsed ja seonduv kirjavahetus | alaline | VP abikaasa erasekretär | Dokumendiregister |
| 2 VABARIIGI PRESIDENDI NÕUSTAMINE |
| 2.1 Presidendi nõustamine õigusküsimustes |
| 2.1-1 | Riigikogu menetluses olevad seaduseelnõud | 5 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.1-2 | Arvamused seaduseelnõude jt õigusprobleemide kohta | 5 a | siseosakond | AK |
| 2.1-3 | Statistilised kokkuvõtted presidendi õigusaktide kohta | alaline | siseosakond | MO 2000 Excel + P |
| 2.1-4 | Kirjavahetus õiguskantsleriga õigusküsimustes | alaline | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.1-5 | Kirjavahetus asutuste ja organisatsioonidega õigusküsimustes | alaline | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.1-6 | Kirjavahetus Välisministeeriumiga konventsioonide ja välislepingute ratifitseerimiskirjade küsimuses | 3 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| kehtetu kk nr 13 21.02.2008 |
| 2.3 Presidendi nõustamine armuandmise küsimustes |
| 2.3-1 | Armuandmiskomisjoni protokollid | alaline | siseosakond | AK |
| 2.3-2 | Armusaanute isiklikud toimikud | 75 a | siseosakond | AK, iga isiku kohta toimik |
| 2.3-3 | Armu mittesaanute isiklikud toimikud | 5 a hoidlasse andmisest | siseosakond | AK, iga isiku kohta toimik, hoitakse osakonnas karistustähtaja lõppemiseni |
| 2.3-4 | Kartoteek armuandmispalve esitanud süüdimõistetute kohta | alaline | siseosakond | |
| 2.3-5 | Kartoteek armu saanud süüdimõistetute kohta | alaline | siseosakond | |
| 2.3-6 | Kirjavahetus armuandmise küsimuses | 5 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.4 Presidendi nõustamine välissuhtlemise küsimustes |
| 2.4-1 | Protokollid/memorandumid presidendi kohtumiste kohta välisriikide esindajatega | alaline | välisosakond | AK |
| 2.4-2 | Kirjavahetus asutuste ja organisatsioonidega välissuhtluse küsimustes | 5 a | välisosakond | Dokumendiregister |
| 2.4-3 | Kirjavahetus eraisikutega välissuhtluse küsimustes | 5 a | välisosakond | Dokumendiregister |
| 2.5 Presidendi nõustamine riigi julgeoleku ja kaitse küsimustes |
| 2.5-1 | Riigikaitse Nõukogu koosolekute protokollid koos lisadokumentidega ja kirjavahetus | alaline | VP kaitsenõunik | JP |
| 2.5-2 | Riigikaitse Nõukogu koosolekute salvestised (CDd) | 2 a | VP kaitsenõunik | AK |
| 2.5-3 | Protokollid/memorandumid presidendi kohtumiste kohta julgeoleku ja kaitse küsimustes | alaline | VP julgeolekunõunik | AK |
| 2.5-4 | Presidendi õigusaktid | alaline | VP julgeolekunõunik | AK |
| 2.5-5 | Presidendi kirjavahetus julgeoleku ja kaitse küsimustes | alaline | VP julgeolekunõunik | AK |
| 2.5-6 | Kirjavahetus Kaitseministeeriumiga | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-7 | Kirjavahetus Teabeametiga | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-8 | Kirjavahetus Kaitsepolitseiametiga | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-9 | Kirjavahetus Riigikantselei Koordinatsioonidirektori Bürooga | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-10 | Kirjavahetus Kaitsejõudude Peastaabiga | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-11 | Põhja-Atlandi Lepingu Organisatsiooni (NATO) dokumendid | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-12 | Kirjavahetus julgeoleku ja kaitse küsimustes | 5 a | VP julgeolekunõunik | JP |
| 2.5-13 | Regulaarsed infomaterjalid Siseministeeriumi valitsemisala ametkondadelt | 1 a | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-13.1 | Keskkriminaalpolitsei | 1 a | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-13.2 | Päästeamet | 1 a | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-13.3 | Piirivalveamet | 1 a | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-13.4 | Kaitsepolitseiamet | 1 a | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-14 | Regulaarsed infomaterjalid Teabeametilt | 1 a | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-15 | Regulaarsed infomaterjalid Kaitsejõudude Peastaabilt | 1 a | VP kaitsenõunik | |
| 2.5-16 | Piiratud ja konfidentsiaalse tasemega riigisaladust sisaldavate teabekandjate register | 2 a viimasest kandest | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-17 | Salajase ja täiesti salajase tasemega riigisaladust sisaldavate teabekandjate register | 2 a viimasest kandest | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-18 | Põhja-Atlandi Lepingu Organisatsiooni (NATO) salastatud teabekandjate register | 2 a viimasest kandest | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-19 | Väljasaadetud salastatud teabekandjate register | 2 a viimasest kandest | VP julgeolekunõunik | |
| 2.5-20 | Salastatud teabekandjate hävitamise aktid | 5 a | VP julgeolekunõunik | RSK kord p 99 |
| 2.5-21 | Salastatud teabekandjate üleandmise-vastuvõtmise aktid | alaline | VP julgeolekunõunik | |
| 2.6 Presidendi nõustamine siseriiklikes küsimustes |
| 2.6-1 | Analüüsid, ülevaated siseriiklikest sündmustest ja probleemidest | 5 a | siseosakond | AK |
| 2.6-2 | Protokollid/memorandumid presidendi kohtumistest Eesti poliitikute, riigi- ja kultuuritegelastega | alaline | siseosakond | AK |
| 2.6-3 | Presidendi eestkostel olevad projektid, nendega seonduv kirjavahetus. Projektide loetelu | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 2.6-4 | Kirjavahetus riigiasutuste ning kohalike omavalitsustega | alaline | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.6-5 | Kirjavahetus ühiskondlike organisatsioonidega | alaline | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.6-6 | Kirjavahetus eraisikutega kodakondsuse, materiaalse toetuse jm küsimustes | 5 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 2.7 Presidendi nõustamine protokollilistes küsimustes |
| 2.7-1 | Riiklikul tasemel külaliste vastuvõtmisega seotud kavad, delegatsioonide nimekirjad jm dokumendid | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-2 | Pühade ja tähtpäevade (iseseisvuspäev, võidupüha, emadepäev) tähistamisega seotud kavad, osalejate nimekirjad jm dokumendid | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-3 | Pidulike tseremooniate, talituste, kohtumiste (VP ametisse astumine, koolide lõpetajate vastuvõtud, autasude andmine jm) kavad, osalejate nimekirjad jm dokumendid | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-4 | Külalisraamatud | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-5 | Näidisvalik kutse, tänu-, visiit-, menüükaartidest, muusikakavadest, ümbrikutest jm väiketrükistest | 5 a | protokolliosakond | |
| 2.7-6 | Presidendi ja kantselei jõulu- ja aastavahetuse kaardid | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-7 | Presidendi ja presidendi abikaasa ametlikud fotod | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-8 | Presidendi ja abikaasa elulood | alaline | protokolliosakond | |
| 2.7-9 | Kutsed, kohtumispalved presidendile ja nendega seonduv kirjavahetus | 5 a | protokolliosakond | Dokumendiregister |
| 2.7-10 | Kirjavahetus tellimiste ja hinnapakkumiste küsimuses | 5 a | protokolliosakond | Dokumendiregister |
| 2.7-11 | Kirjavahetus seoses protokolliliste toimingutega (sõidupiletite, VIP-tubade, autode tellimine, delegatsioonide komplekteerimine, viisade vormistamine jm) | 5 a | protokolliosakond | |
| 2.8 Presidendi nõustamine majandusküsimustes |
| 2.8-1 | Protokollid/memorandumid presidendi kohtumiste kohta majandusküsimustes | alaline | VP majandusnõunik | AK |
| 2.8-2 | Presidendi kohtumisi ettevalmistavad memorandumid koos lisadokumentidega | 5 a | VP majandusnõunik | AK |
| 2.8-3 | Analüüsid, ülevaated majandusprobleemidest | 5 a | VP majandusnõunik | AK |
| 2.8-4 | Kirjavahetus majandusküsimustes | 5 a | VP majandusnõunik | Dokumendiregister |
| 3 KANTSELEI JUHTIMINE JA HALDAMINE |
| 3.1 Kantselei töö korraldamine |
| 3.1-1 | Kantselei tööplaanid ja aruanded | 10 a | direktori sekretär-asjaajaja | |
| 3.1-2 | Direktori üldkäskkirjad | alaline | personalijuht | VPK infosüsteem |
| 3.1-3 | Majanduslike huvide deklaratsioonid | 5 a | personalijuht | |
| 3.1-4 | Majanduslike huvide deklaratsioonide register | 5 a | personalijuht | MO 2000, Excel |
| 3.1-5 | Kirjavahetus organisatsioonilistes, poliitilistes jm küsimustes | 10 a | personalijuht | Dokumendiregister |
| 3.2 Riigivara haldamine |
| 3.2-1 | Hoonete renoveerimisega seotud dokumendid (projektid, aktid, load, ehitusjärelevalve) | 10 a | haldusteenistus | |
| 3.2-2 | Kirjavahetus haldus- ja majandusküsimustes | 7 a | haldusteenistus | Dokumendiregister |
| 3.2-3 | Kirjavahetus tellimiste ja hinnapakkumiste küsimuses | 5 a | haldusteenistus | Dokumendiregister |
| 3.3 Riigihangete korraldamine |
| 3.3-1 | Riigihanke konkursside dokumendid ja kirjavahetus | 10 a | haldusteenistus | |
| 3.4 Lepingute sõlmimine |
| 3.4-1 | Halduslepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-2 | Ostu-müügilepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-3 | Liisinglepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-4 | Kasutuslepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-5 | Kindlustuslepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-6 | Koolituslepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-7 | Ehituslepingud | 10 a lepingu lõppemisest | haldusteenistus | VPK infosüsteem |
| 3.4-8 | Eraldise kasutamise lepingud | 10 a lepingu lõppemisest | raamatup. osakond | VPK infosüsteem |
| 3.5 Infotehnoloogiline teenindamine |
| 3.5-1 | Tarkvara litsentside loetelu | 1 a pärast tarkvara kasutamise lõppu | infosüsteemide ja tehnika talitus | |
| 3.5-2 | Kirjavahetus infotehnoloogia küsimustes | 5 a | infosüsteemide ja tehnika talitus | Dokumendiregister |
| 3.6 Kingituste arvestus |
| 3.6-1 | Presidendile tehtud kingituste arvele võtmise aktid | alaline | käsundusohvitserid | |
| 3.6-2 | Presidendile visiitidel ja presidendi külalistele tehtud kingituste, kingi saajate, eskiiside jm loetelu | alaline | haldusteenistus | MO 2000, Excel + P |
| 3.7 Töötervishoid ja tööohutus |
| 3.7-1 | Töökeskkonna ohutegurite mõõtmise protokollid, riskianalüüsid, ettepanekud jm dokumendid | 10 a uue riskianalüüsi läbiviimisest | haldusteenistus | |
| 3.7-2 | Töökeskkonnanõukogu protokollid ja otsused | 10 a | haldusteenistus | |
| 3.7-3 | Tööõnnetuse või kutsehaigestumise uurimise dokumendid (seletuskirjad, raportid haigekassale jm) | 55 a | haldusteenistus | |
3.7-4 | Tööõnnetuste ja kutsehaiguste register | 55 a | haldusteenistus | | | 3.8 Teenetemärkidega seonduva korraldamine |
| 3.8-1 | Teenetemärkide Register | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem |
|
| 3.8-2 | Ettepanekud teenetemärkide andmiseks | alaline | siseosakond | Dokumendiregister, AK |
|
| 3.8-3 | Avaldused Eesti kodanikele antud välismaiste riiklike au- ja teenetemärkide registreerimiseks | 5 a | siseosakond | Dokumendiregister |
|
| 3.8-4 | Taotlused teenetemärgi miniatuuri ja täiendava rosettmärgi andmiseks | 5 a | siseosakond | Dokumendiregister |
|
| 3.8-5 | Direktori käskkirjad teenetemärgi miniatuuri ja täiendava rosettmärgi andmise küsimustes | 7 a | siseosakond | VPK infosüsteem |
|
| 3.8-6 | Kirjavahetus teenetemärkide küsimustes | 5 a | siseosakond | Dokumendiregister |
|
| 3.8-7 | Riigivara üleandmise-vastuvõtmise aktid (teenetemärgid, väljaanne Eesti Tänab) | 5 a | siseosakond | |
|
| 4.1 Finantsplaneerimine |
| 4.1-1 | Aastaeelarve ja selle jaotuse elemendid. Eelarve projektid koos seletuskirjaga. Eelarve muudatused | 7 a | raamatup. osakond | Raamatupidamisprogramm SAF 6.0 |
| 4.2 Varade arvestamine |
| 4.2-1 | Materiaalsete ja immateriaalsete varade nimekirjad või kartoteegid | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.2-2 | Varade üleandmis-vastuvõtmisaktid | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.2-3 | Riigivara registreerimise kaardid, õiendid ja seonduv kirjavahetus | 7 a pärast riigivarast väljaarvamist | raamatup. osakond | Dokumendiregister |
| 4.3 Töötasu arvestamine |
| 4.3-1 | Isikukontokaardid | 50 a | raamatup. osakond | |
| 4.3-2 | Tööaja arvestamise tabelid | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.3-3 | Töövõtulepingud ja juurdekuuluvad aruanded | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.3-4 | Töövõimetuslehtede B osa | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.3-5 | Töötasust kinnipidamist tõendavad dokumendid | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.4 Inventeerimine |
| 4.4-1 | Inventeerimise aktid. Mahakandmise aktid | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.5 Majandustegevuse dokumenteerimine |
| 4.5-1 | Raamatupidamise alg- ja koonddokumendid | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.5-2 | Päevaraamat ja analüütiliste arvestuste käibeandmik | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.6 Aruandlus |
| 4.6-1 | Aastaaruanne koos lisadega | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.6-2 | Riiklikud statistilised aruanded | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.6-3 | Sotsiaal- ja tulumaksuaruanded | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.7 Kontrollimise tulemused |
| 4.7-1 | Finantsmajandusliku tegevuse kontrolli aktid ja auditite aruanded | 7 a | raamatup. osakond | |
| 4.8 Kirjavahetus |
| 4.8-1 | Kirjavahetus finantsküsimustes | 7 a | raamatup. osakond | Dokumendiregister |
| 5 PERSONALITÖÖ |
| 5.1 Teenistussuhete korraldamine ning arvestus |
| 5.1-1 | Direktori personalikäskkirjad (teenistusse võtmine, teisele ametikohale üleviimine, ametikohalt vabastamine, palgaastme määramine, ergutamine ja karistamine jm) | 50 a | personalijuht | AK |
| 5.1-2 | Direktori personalikäskkirjade register | 50 a | personalijuht | VPK infosüsteem |
| 5.1-3 | Direktori puhkusekäskkirjad | 7 a | personalijuht | |
| 5.1-4 | Direktori puhkusekäskkirjade register | 7 a | personalijuht | VPK infosüsteem |
| 5.1-5 | Direktori lähetuskäskkirjad | 7 a | personalijuht | |
| 5.1-6 | Direktori lähetuskäskkirjade register | 7 a | personalijuht | VPK infosüsteem |
| 5.1-7 | Personaliandmebaas | alaline | personalijuht | Persona |
| 5.1-8 | Personalialased jooksvad ja aastaaruanded ning analüüsid (sh koolitus ja atesteerimine) | alaline | personalijuht | |
| 5.1-9 | Töölepingud ja teenistujate isiklikud toimikud | 50 a teenistussuhte lõpetamisest | personalijuht | AK |
| 5.1-10 | Töölepingute register | 50 a | personalijuht | MO 2000, Excel |
| 5.1-11 | Välja võtmata tööraamatud | 50 a teenistussuhte lõpetamisest | personalijuht | |
| 5.1-12 | Tööraamatute liikumise raamatregister | 50 a viimasest kandest | personalijuht | |
| 5.1-13 | Isikukaardid | 50 a töölepingu lõpetamisest | personalijuht | AK |
| 5.1-14 | Ametnike teenistuslehed | VPKs kuni teenistusest vabastamiseni ja 75 a Riigikantselei poolt hoiule võtmisest | personalijuht | Hoitakse teenistuse ajal isiklikus toimikus |
| 5.1-15 | Teenistujate seletuskirjad | 5 a | personalijuht | |
| 5.1-16 | Teenistujate puhkuse jm avaldused | 5 a | personalijuht | |
| 5.1-17 | Teenistujatele antud tõendid ja soovituskirjad | 5 a | personalijuht | Dokumendiregister |
| 5.1-18 | Kirjavahetus personaliküsimustes | 5 a | personalijuht | Dokumendiregister |
| 5.1-19 | Kirjavahetus haigekassaga (kindlustatute nimekirjad, teatised jm lisamaterjalid) | 5 a | personalijuht | |
| 5.2 Ametnike atesteerimine |
| 5.2-1 | Ametnike atesteerimislehed | 25 a peale teenistusest lahkumist | personalijuht | |
| 5.2-2 | Atesteerimislehtede register | 25 a atesteerimislehe lõpetamisest | personalijuht | MO 2000, Excel |
| 5.2-3 | Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni esimehe käskkirjad ja register | 25 a | personalijuht | VPK infosüsteem |
| 5.2-4 | Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni protokollid | 25 a | personalijuht | AK |
| 5.2-5 | Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni kirjavahetus | 5 a | personalijuht | Dokumendiregister |
| 5.3 Ametnike koolitus |
| 5.3-1 | Koolituskomisjoni protokollid | 3 a | personalijuht | |
| 5.3-2 | Teenistujate koolitustaotlused | 3 a | personalijuht | |
| 5.3-3 | Tagasisidelehed koolituse kohta | 3 a | personalijuht | |
| 5.3-4 | Kirjavahetus ametnike koolituse küsimuses | 3 a | personalijuht | Dokumendiregister |
| 6 ASJAAJAMINE |
| 6-1 | Dokumendiregister | alaline | asjaajamistalitus | VPK infosüsteem |
| 6-2 | Presidendi pitsati kasutamise raamatregister | alaline | siseosakond | |
| 6-3 | Üleandmis-vastuvõtmisaktid direktorite ja presidentide vahetumisel | alaline | asjaajamistalitus | |
| 6-4 | Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktid teenistujate vahetumisel | 10 a | asjaajamistalitus | |
| 6-5 | Sekretäri päevik | alaline | asjaajamistalitus | |
| 6-6 | Presidendi otsuste väljasaatmise kaaskirjad | 3 a | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 6-7 | Arhivaalide loetelud | arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise või hävitamiseni | asjaajamistalitus | MO 2000, Excel |
| 6-8 | Arhivaalide nimistud ja muud kirjeldused | arhivaalide riigiarhiivi andmiseni või hävitamiseni | asjaajamistalitus | MO 2000, Excel, Word |
| 6-9 | Arhivaalide laenutamise raamatregister | 3 a viimasest kandest | asjaajamistalitus | |
| 6-10 | Arhivaalide üleandmis-vastuvõtmisaktid (avalikku arhiivi, Välisministeeriumi jm) | 10 a | asjaajamistalitus | |
| 6-11 | Kirjavahetus asjaajamise ja arhiivi küsimustes (arhiivijärelevalve, kooskõlastused, teatised, dokumentide laenutused jm) | 10 a | asjaajamistalitus | Dokumendiregister |
| 6-12 | Fotoarhiivi register | alaline | avalike suhete talitus | MO 2000, Excel |
| 6-13 | Fotoarhiivi toimik | alaline | asjaajamistalitus | |
| 7 AVALIKUD SUHTED |
| 7-1 | Ametlikud teated | alaline | avalike suhete talitus | VPK infosüsteem |
| 7-2 | Kirjavahetus presidendi ja abikaasa intervjuude, pressiga kohtumiste jm küsimustes | 5 a | avalike suhete talitus | Dokumendiregister |
| 7-3 | Kirjavahetus seoses palvetega presidendi autogrammi ja foto saamiseks | 5 a | protokolliosakond | Dokumendiregister |
| 7-4 | Publikatsioonid | alaline | asjaajamistalitus | |
| 8 VABARIIGI PRESIDENDI VÄHEMUSRAHVUSTE ÜMARLAUA TEGEVUS |
| 8-1 | Ümarlaua töö alusdokumendid (statuut/töökord) koos muudatustega ja ümarlaua koosseisud | alaline | siseosakond | Koopiad VP käskkirjadest |
| 8-2 | Ümarlaua koosolekute protokollid koos lisadokumentidega | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 8-3 | Kirjavahetus ümarlaua tööga seonduvates küsimustes | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 9 VABARIIGI PRESIDENDI AKADEEMILISE NÕUKOGU TEGEVUS |
| 9-1 | Akadeemilise nõukogu töö alusdokumendid (kodukord/töökord), nende muutmisdokumendid ning nõukogu koosseisud | alaline | siseosakond | Koopiad VP käskkirjadest |
| 9-2 | Akadeemilise nõukogu koosolekute protokollid koos lisadokumentidega | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-2.1 | Sise- ja rahvusliku julgeoleku komisjoni koosolekute protokollid | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-2.2 | Riigihalduse ja kohaliku omavalitsuse arengu komisjoni koosolekute protokollid | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-2.3 | Maaelu ja tasakaalustatud arengu komisjoni koosolekute protokollid | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-2.4 | Majandusarengu komisjoni koosolekute protokollid | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-2.5 | Sotsiaalarengu komisjoni koosolekute protokollid | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-2.6 | Teadus-, haridus- ja kultuurikomisjoni koosolekute protokollid | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 9-3 | Kirjavahetus akadeemilise nõukogu tööga seonduvates küsimustes | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 9-3.1 | Kirjavahetus akadeemilise nõukogu komisjonide tööga seonduvates küsimustes | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 9-4 | Akadeemilise nõukogu koosolekute salvestised (CDd) | alaline | siseosakond | |
| 9-4.1 | Teadus-, haridus- ja kultuurikomisjoni koosolekute salvestised (CDd) | alaline | siseosakond | |
| 10 KOHALIKU OMAVALITSUSE JA REGIONAALARENGU ÜMARLAUA TEGEVUS |
| 10-1 | Kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua töökord, selle muutmisdokumendid ja koosseisud | alaline | siseosakond | Koopiad VP käskkirjadest |
| 10-2 | Kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua koosolekute protokollid koos lisadokumentidega | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 10-3 | Kirjavahetus kohaliku omavalitsuse ja regionaalarengu ümarlaua tööga seonduvates küsimustes | alaline | siseosakond | Dokumendiregister |
| 11 SA VABARIIGI PRESIDENDI KULTUURIRAHASTU TEGEVUS |
| 11-1 | SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu ja allfondi töö alusdokumendid (statuudid/põhikirjad), nende muutmisdokumendid ja koosseisud | alaline | siseosakond | Koopiad VP käskkirjadest |
| 11-2 | SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu nõukogu protokollid koos lisadokumentidega | alaline | siseosakond | |
| 11-3 | SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu presidendi abikaasa allfondi nõukogu istungi protokollid koos lisadokumentidega | alaline | siseosakond | |
| 11-4 | Vabariigi Presidendi rahvaluule kogumispreemia taotlejate avaldused, taotlused, soovitus- ja toetuskirjad | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 11-5 | Noore kultuuritegelase preemia taotlejate avaldused, taotlused, soovitus- ja toetuskirjad | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 11-6 | Noore teadlase preemia taotlejate avaldused, taotlused, soovitus- ja toetuskirjad | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 11-7 | Hariduspreemia taotlejate avaldused, taotlused, soovitus- ja toetuskirjad | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 11-8 | Kirjavahetus konkursside jm küsimustes (ajalehtedele saadetud reklaamkuulutused, teated konkursil osalenutele jm) | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
| 11-9 | Koopiad preemia saanute tunnistustest | 10 a | siseosakond | |
| 11-10 | SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu majandusaruanded ja audiitori järeldusotsused | alaline | siseosakond | |
| 11-11 | SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu lepingud | 10 a lepingu lõppemisest | siseosakond | |
12 Vabariigi Presidendi mõttekoja tegevus | | 12-1 | Presidendi mõttekoja töö alusdokumendid (kodukord/töökord), nende muutmisdokumendid ning mõttekoja koosseisud | alaline | siseosakond | Koopiad VP käskkirjadest |
| 12-2 | Presidendi mõttekoja koosolekute protokollid koos lisadokumentidega | alaline | siseosakond | VPK infosüsteem + P |
| 12-3 | Kirjavahetus presidendi mõttekoja tööga seonduvates küsimustes | 10 a | siseosakond | Dokumendiregister |
