Personalijuhi ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Puudub

1.2 Ametikoha nimetus
Personalijuht

1.3 Kellele allub
Kantselei direktorile

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Sekretariaadi vanemkonsultant

1.6 Keda asendab
Sekretariaadi vanemkonsultanti

II AMETIKOHA EESMÄRK

Kantselei personalitöö, koolitustegevuse ja atesteerimise koordineerimine ja korraldamine

III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUSED

3.1 Koordineerib kantselei personalipoliitikat ning töötab sellega kooskõlas välja personalitööalased protseduurid, standardid, korrad, kindlustab nende juurutamise ja kontrollib täitmist
Vajalikud personalitööalased protseduurid, standardid, korrad on olemas ja neid järgitakse

3.2 Peab teenistujate arvestust, koostab ja esitab statistilisi aruandeid
Korrektne ajakohaste andmetega andmebaas, aruanded on esitatud tähtaegselt

3.3 Valmistab ette personalialaste käskkirjade, töölepingute ja nende muudatuste projekte direktorile allakirjutamiseks
Personalialased käskkirjad ja töölepingud vastavad seadusega kehtestud nõuetele

3.4 Kontrollib teenistusse võtmiseks vajalike dokumentide olemasolu ja tutvustab allkirja vastu sisekorraeeskirja
Vajalikud dokumendid on esitatud kantselei direktorile ning teenistuja on andnud allkirja töösisekorra-eeskirjadega tutvumise kohta

3.5 Peab ametnike teenistuslehti, abiteenistujate isikukaarte ning teenistujate isiklikke toimikuid ja tööraamatuid
Teenistuslehed, isikukaardid ja tööraamatud on täidetud õigeaegselt õigete andmetega; teenistujate toimikud on komplekteeritud ja vajadusel uuendatud

3.6 Peab arvestust teenistusstaaži kohta ja teenistusstaaži eest makstava lisatasu kohta
Käskkirjad teenistusaastate eest lisatasu maksmise kohta on esitatud õigeaegselt direktorile allakirjutamiseks

3.7 Koostab puhkuste ajakava, vormistab teenistujate puhkused, peab puhkuste kasutamise arvestust ning detsembrikuus teeb puhkusepäevade inventuuri
Teenistujate puhkused, puhkuste ajakava ja puhkusepäevade inventuur on vormistatud õigeaegselt ning vastavad puhkuseseadusele

3.8 Vastavalt vajadusele koostab aruandeid kantselei personali ja personalialase töö kohta
Aruanded on edastatud tähtaegselt kantselei direktorile ning vastavatele ametkondadele

3.9 Osaleb personali valiku ja värbamise protsessis
Personali valiku ja värbamise protsess kulgeb häireteta

3.10 Vahendab praktikalesoovijaid, peab praktikantide arvestust ja kontrollib praktikalepingute sõlmimist
Praktikantide valimise protsess kulgeb häireteta, ajakohane ülevaade praktikantidest, praktikalepingud on sõlmitud

3.11 Osaleb ametnike atesteerimise ettevalmistamisel ja läbiviimise korraldamisel, informeerib ametnikke eelnevalt atesteerimisest ning atesteerimistulemustest
Ametnike atesteerimine sujub tõrgeteta, ametnikud on informeeritud

3.12 Levitab atesteerimisalast teabe- ja metoodilist materjali ametnike teavitamiseks atesteerimise eesmärkidest, läbiviimise protseduuridest ja tulemuste kasutamise korrast ning vahetute juhtide ja komisjoniliikmete ettevalmistamiseks hindamiseks; vajadusel korraldab ametnike või konkursi- ja atesteerimiskomisjoni liikmete atesteerimisalase koolituse
Ametnikud, vahetud juhid ja komisjoniliikmed on teadlikud atesteerimise eesmärkidest, läbiviimise protseduuridest ja tulemuste kasutamise korrast

3.13 Jälgib vestluste läbiviimise lõpptähtaegade ning atesteerimise aegade määramise tähtaegadest kinnipidamist ning peab vestluste ja komisjoniatesteerimiste graafikut
Atesteerimiseks vajalikud toimingud tehtud tähtaegselt

3.14 Koostab 1 kuu jooksul viimase iga-aastase vestluse läbiviimise lõpptähtajast koondaruande vestluste tulemuste arvuliste näitajate kohta ja analüüsib hindamistulemusi ning teeb koondaruande elektroonsel kujul kättesaadavaks kõigile ametnikele kantseleisisese arvutivõrgu kaudu
Koondaruanne ja analüüs on koostatud vastavalt atesteerimisjuhendile

3.15 Nõustab ja abistab juhtkonda, struktuuriüksuste juhte ja teenistujaid personali- ja atesteerimisalastes küsimustes
On kursis kehtiva töö- ja teenistussuhteid reguleeriva seadusandlusega

3.16 Osaleb koolitusstrateegia ja -põhimõtete väljatöötamisel ja koolituskomisjoni töös ning korraldab personalikoolituse eelarvevahendite kasutamist kooskõlas kantselei koolituspõhimõtetega
Koolitusstrateegia ja -põhimõtted on kinnitatud ja neid järgitakse

3.17 Koostab koolitusvajaduse analüüsi koostöös kantselei juhtkonnaga ja struktuuriüksuste juhtidega, teeb kokkuvõtte iga-aastaste ja katseaja lõpu vestluste tulemustest ning analüüsib koolitusvajaduse seisukohast ametnike hindamise tulemusi
Koolitusvajaduse analüüs ja kokkuvõte on esitatud kantselei direktorile ja koolituskomisjonile

3.18 Osaleb jooksva aasta koolitusplaani ja koolituseelarve kasutamise kava koostamisel
Koolitusplaan on kinnitatud ja avaldatud kantselei arvutivõrgus

3.19 Valmistab ette koolituslepingud
Koolituslepingud on sõlmitud vastavalt kantselei koolituspõhimõtetele

3.20 Edastab teenistujatele peale kursuse läbimist koolituskursuste hindamise läbiviimiseks tagasisidelehe
Koolituste tagasiside on kasutatav edaspidisel koolituse planeerimisel

3.21 Korraldab jooksvalt koolitusi koolitusplaani alusel ning vajadusel ka plaaniväliseid koolitusi
Korrektselt korraldatud koolitusüritused

3.22 Koostab iga aasta detsembris koolituse lõpparuande, mis kajastab kantselei aasta koolitustegevust
Lõpparuanne on esitatud koolituskomisjonile ja kantselei direktorile ning pärast heakskiitmist avaldatud kantselei arvutivõrgus

3.23 Kogub ja edastab teenistujatele koolitusalast infot ning vastab päringutele koolitusvõimaluste kohta, nõustab ja abistab juhtkonda, struktuuriüksuste juhte ja teenistujaid koolituse alastes küsimustes
On kursis kantseleisse saadetud koolitusalase infoga ning koolitustegevust reguleeriva seadusandlusega

3.24 Peab personali-, koolituse ja atesteerimise alaseid toimikuid ja kirjavahetust
Toimikud on avatud ja pidevalt täiendatud

3.25 Hoiab kantselei ametnike majanduslike huvide deklaratsioone ning valmistab ette "Korruptsioonivastase seaduse" kohaselt nõutavaid dokumente ja toiminguid
Majanduslike huvide deklaratsioonid on esitatud õigeaegselt või nende esitamise kohustus korduvalt meelde tuletatud, korrektne deklaratsioonide register, vajadusel vastatud järelpärimistele või esitatud aruanded
3.26 Vastutab teabenõuete täitmise eest ja teabe avalikustamise eest
Teabenõue on täidetud ja teave avalikustatud õigeaegselt ja korrektselt

3.27 Edastab kantselei töötajaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Info edastatud koheselt

3.28 Täidab teisi kantselei direktorilt saadud ülesandeid
Ülesanded on tähtaegselt ja korrektselt täidetud

IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete õigeaegse ja korrektse täitmise eest
4.2 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava usaldusliku teabe hoidmise eest

V ÕIGUSED

5.1 Saata ametialaseid kirju, millega ei võeta Kantseleile kohustusi
5.2 Saada teenistujatelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, kasutada ametiautot töösõitudeks
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täienduskoolitust vastavalt kantselei koolituskavale

VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Kõrgharidus, teadmised tööõigusest ja avalikust teenistusest
6.2 Eelnev töökogemus vanemametnike põhigruppi kuuluval ametikohal riigi- või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses 6 kuud või muul ametialast ettevalmistust nõudval tööl personalitöö valdkonnas 2 aastat
6.3 Eesti keele oskus kõrgtasemel ning inglise või saksa keele ja vene keele oskus kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega, soovitav on ühe Euroopa Liidu liikmesriigi keele oskus kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega

6.4 Tekstitöötlusprogrammi MS Word ja tabelarvutusprogrammi MS Excel kasutamise oskus vähemalt arvutikasutaja oskustunnistuse eksamiprogrammide ulatuses; personaliarvestuse programmi Persona, failitöötluse kasutajakeskkonna Windows, töökorraldustarkvara MS Outlook ja Interneti kasutamise oskus; soovitav on esitlustarkvara PowerPoint kasutamise oskus

6.5 Hea suhtlemisoskus, organiseerimisvõime, kohusetunne