Üldosakonna põhimäärus

Käesolev põhimäärus kehtestatakse Vabariigi Presidendi 21. jaanuari 2003.a käskkirjaga nr 45 kinnitatud "Vabariigi Presidendi Kantselei põhimääruse" punkt 3.2.3 alusel.

1 Üldsätted

1.1 Üldosakond (edaspidi osakond) on Vabariigi Presidendi Kantselei (edaspidi Kantselei) struktuuriüksus, millel on käesoleva põhimäärusega pandud ülesanded.
1.2 Osakonnal on oma nimega pitsat, mille kasutamise kord on kehtestatud Kantselei asjaajamiskorraga.
1.3 Osakond asub Tallinnas, selle postiaadress on Weizenbergi 39, 15050 Tallinn.

2 Osakonna põhiülesanded ja eesmärk

2.1 Osakonna põhiülesandeks (tegevuse eesmärgiks) on korraldada:
2.1.1 Vabariigi Presidendi ja Kantselei asjaajamist ja arhiivi tööd, samuti ametist lahkunud presidendi teenindamist kooskõlas "Vabariigi Presidendi ametihüve seadusega";
2.1.2 (kehtetu);
2.1.3 Vabariigi Presidendi ja Kantselei telekommunikatsiooni- ja infotehnoloogiaalast varustatust, arendamist ja kaitset;
2.1.4 Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara valitsemist kooskõlas "Riigivaraseadusega" ning Vabariigi Presidendi ja Kantselei tarbeks vajaliku hankimist kooskõlas "Riigihangete seadusega";
2.1.5 Kantseleile õigusaktidega pandud kohustuste täitmist seoses tööohutuse ja töötervishoiuga;
2.1.6 Vabariigi Presidendi, tema külaliste ja Kantselei teenistujate toitlustamist;
2.1.7 Vabariigi Presidendi, tema külaliste ning Kantselei teenistujate transporti;
2.1.8 kantseleile vajalike perioodiliste väljaannete tellimist.

2.2 Osakond juhindub oma tegevuses Kantselei põhimäärusest, käesolevast põhimäärusest ja muudest õigusaktidest.

3 Osakonna ülesanded põhiülesannete täitmisel

3.1 Korraldades Vabariigi Presidendi ja Kantselei asjaajamist ja arhiivi tööd osakond:
3.1.1 korraldab Vabariigi Presidendi ja Kantselei asjaajamist vastavalt asjaajamist reguleerivatele eeskirjadele;
3.1.2 teeb Kantselei direktorile ettepanekuid Kantselei asjaajamise arendamiseks, sealhulgas elektroonsete dokumendihaldussüsteemide ning digitaalse asjaajamise ja dokumendivahetuse korraldamiseks;
3.1.3 võtab vastu, sorteerib, registreerib, edastab ning väljastab Vabariigi Presidendi ja Kantselei posti;
3.1.4 peab Kantselei dokumendiregistrit Kantselei asjaajamiskorras määratud ulatuses;
3.1.5 koostab Kantselei arhivaalide loetelu üleandmiseks arhiivi ja kooskõlastab selle loetelu Riigiarhiiviga;
3.1.6 konsulteerib Kantselei struktuuriüksusi ja teenistujaid asjaajamise küsimustes;
3.1.7 suhtleb kodanikega ja vajadusel suunab neid edasi asjaomastesse riigi- või kohaliku omavalitsuse asutustesse või Kantselei teenistujate juurde, sh võtab vastu telefonikõned ja suunab need vastavatele Kantselei teenistujatele;
3.1.8 (kehtetu)
3.1.9 tagab vajadusel dokumentide tõlkimise ning Vabariigi Presidendi ja Kantselei direktori nõupidamistel tõlgi osalemise;
3.1.10 kindlustab Vabariigi Presidendi kiire, täpse ja kaasaja nõuetele vastava asjaajamise ööpäevaringselt, sh hoiab korras Vabariigi Presidendi asjaajamise ja annab toimikud kehtestatud korras arhiivi;
3.1.11 edastab Vabariigi Presidendi poolt antavad dokumendid ja ülesanded adressaatidele;
3.1.12 osutab kaasabi Vabariigi Presidendi päevakava koostamisele;
3.1.13 hoiab korras Vabariigi Presidendi töökoha ja kõrvalruumid, kindlustab Vabariigi Presidendi vajalike töövahenditega;
3.1.14 täidab asjaajamisega seonduvaid muid ülesandeid.

3.2 Korraldades ametist lahkunud presidendi teenindamist kooskõlas "Vabariigi Presidendi ametihüve seadusega" osakond:
3.2.1 kindlustab ametist lahkunud presidendi kiire, täpse ja kaasaja nõuetele vastava asjaajamise, sh hoiab korras dokumendid ja toimikud ning annab toimikud kehtestatud korras üle arhiivi;
3.2.2 edastab ametist lahkunud presidendi poolt antavad dokumendid ja ülesanded adressaatidele;
3.2.3 täidab muid ametist lahkunud presidendi poolt antavaid asjaajamisega seonduvaid ülesandeid;
3.2.4 tagab ametist lahkunud presidendi nõustamise, konsulteerimise ja abistamise, materjalide ja töökava ettevalmistamise arvestades "Vabariigi Presidendi ametihüve seadusega" Kantseleile pandud kohustuste ulatust;
3.2.5 korraldab ametist lahkunud presidendi suhteid ja informatsioonivahetust nii sise- kui välisriiklikul tasemel;
3.2.6 täidab muid ametist lahkunud presidendi poolt antud ülesandeid arvestades "Vabariigi Presidendi ametihüve seadusega" Kantseleile pandud kohustuste ulatust.

3.3 (kehtetu).

3.4 Korraldades Vabariigi Presidendi ja Kantselei telekommunikatsiooni- ja infotehnoloogiaalast varustatust, arendamist ja kaitset osakond:
3.4.1 tagab Kantselei arvutivõrgu, arvutite, andmeside ja tekstiandmebaasi süsteemi väljaarendamise, hoolduse, funktsioneerimise ja arendamise, sh
3.4.1.1 peab arvestust IT komponentide üle;
3.4.1.2 hindab kasutatava IT tulemuslikkust ja koostöös kasutajatega olemasoleva tarkvara sobivust;
3.4.1.3 korraldab kasutajatelt laekuvate süsteemi muutmistaotluste kogumist, järjestamist, lahendamist ja dokumenteerimist;
3.4.1.4 koostab Kantselei jaoks IT strateegilise plaani määratledes sobivaimad IT-lahendused, jälgib selle ajakohasust, viies vajadusel sisse muudatused ning tagab plaani ja olemasolevate lahenduste omavaheline sobivus, samuti töötab välja organisatsioonisisesed IT-teenuste standardid;
3.4.1.5 peab arvestust remondi- ja kulumaterjalide kohta ning korraldab nende ostmist;
3.4.1.6 abistab ja nõustab Vabariigi Presidenti ja Kantselei teenistujaid IT alal;
3.4.1.7 korraldab kasutajatel ilmnevate probleemide asjakohase ja viivitamatu lahendamise ja selgitab välja probleemide põhjused;
3.4.1.8 korraldab tarkvara hankimist, installeerimist ja hooldamist;
3.4.1.9 peab arvestust Kantseleis kasutusel oleva tarkvara litsentside kohta ja säilitab neid;
3.4.2 tagab Vabariigi Presidendi ja Kantseleis toimuvate nõupidamiste tehnilise ettevalmistatuse;
3.4.3 valmistab ette infotehnoloogia eelarve;
3.4.4 teeb ettepanekuid Kantselei direktorile IT ressursside vajaliku võimsuse olemasolu tagamiseks ja optimaalseks kasutamiseks;
3.4.5 koordineerib IT-alaste õigusaktide ja lepinguliste kohustuste täitmist ning teostab järelevalvet IT hooldusalaste lepingute täitmise üle;
3.4.6 töötab välja arvutivõrgu andmeturbe meetmed tagamaks, et juurdepääs süsteemidele, andmetele ja programmidele piirdub volitatud kasutajatega;
3.4.7 selgitab välja ja minimeerib IT-alased riskid ning tagab arvutivõrgus andmete säilimise täielike ja täpsetena;
3.4.8 töötab välja põhimõtted IT-seadmete kaitsmiseks tehislike ja looduslike olude eest;
3.4.9 osaleb Kantselei IT-alase koolitusplaani väljatöötamisel;
3.4.10 korraldab Vabariigi Presidendi ja Kantselei veebilehekülgede tehnilise poolega seonduvat;
3.4.11 teeb Kantselei direktorile ettepanekuid Kantselei asjaajamise arendamiseks, sealhulgas elektroonsete dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtuks ning digitaalse asjaajamise ja dokumendivahetuse korraldamiseks.

3.5 Korraldades Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara valitsemist kooskõlas "Riigivaraseadusega" osakond:
3.5.1 haldab Vabariigi Presidendi valitsemisel olevaid hooneid ja muud riigivara ning täidab tellija funktsioone Kantselei tellimisel ehitatavatel ehitus- ja kapitaalremondi objektidel;
3.5.2 korraldab Vabariigi Presidendi valitsemisel olevate ehitiste tehnilist ekspluatatsiooni (elektrimajanduse, veevarustuse ja kanalisatsiooni, soojamajanduse ja ventilatsiooni, gaasimajanduse ning side- ja valvesignalisatsiooni ning arvutivõrgu ekspluatatsioonialast tööd);
3.5.3 teostab kapitaalremondi tegemisel tellija järelevalvet Vabariigi Presidendi valitsemisel olevatel ja Kantselei tellimisel ehitatavatel objektidel;
3.5.4 korraldab Vabariigi Presidendi valitsemisel olevate ehitiste jooksev- ja kapitaalremonttöid ning peab arvestust remonttööde aktide üle;
3.5.5 peab arvestust Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara üle ja korraldab sellekohast asjaajamist koostöös Kantselei raamatupidamise osakonnaga;
3.5.6 koostab Kantselei sisesed varade üleandmise-vastuvõtmise aktid;
3.5.7 koostab varade mahakandmise aktid;
3.5.8 peab arvestust ja korraldab Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara majandamise kavade koostamist, esitamist riigivara registri pidajale, täitmist ja sellekohase aruandluse esitamist;
3.5.9 peab arvestust kolmandate isikute valdusesse antud Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara üle;
3.5.10 esitab õigusaktidega kehtestatud korras riigivara registri pidajale registrisse kandmisele kuuluvaid andmeid Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara kohta;
3.5.11 peab Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara registrit ja objektide toimikuid;
3.5.12 peab arvestust Vabariigi Presidendi valitsemisel olevate eluruumide üle, korraldab nende kasutamist ja toimingute sooritamist õigusaktidega kehtestatud korras;
3.5.13 valmistab ette Kantselei eelarve vastava osa;
3.5.14 korraldab Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara võõrandamist ja kasutusse andmist õigusaktidega kehtestatud korras.

3.6 Korraldades Vabariigi Presidendi ja Kantselei tarbeks vajaliku hankimist kooskõlas "Riigihangete seadusega" osakond:
3.6.1  peab arvestust ehitus-, remondi- ja kulumaterjalide kohta ning korraldab nende ostmist;
3.6.2 korraldab Kantselei poolt sooritatavaid hankeid õigusaktidega kehtestatud korras;
3.6.3  valmistab ette Kantselei poolt sõlmitavate majandus- ja kinnisvaraalaste lepingute projektid, samuti Kantselei poolt kasutusse võetavate sõidukite lepingute projektid;
3.6.4 valmistab ette Kantselei eelarve vastava osa.

3.7 Korraldades Kantseleile õigusaktidega pandud kohustuste täitmist seoses tööohutuse ja töötervishoiuga osakond:
3.7.1 korraldab töökeskkonna sisekontrolli alast tegevust, isikukaitsevahendite ja tööriietuse andmist ning koostöös vastava Kantselei teenistujaga tööohutus- ja töötervishoiualase väljaõppe läbiviimist, viib läbi töökeskkonna riskianalüüsi;
3.7.2 tagab Kantselei teenistujatele ja Kantselei hoones viibivatele isikutele esmaabivahendite kättesaadavuse nõuetekohaselt märgistatud ja kergesti juurdepääsetavas kohas, korraldab teenistujate tervise kontrollimist ja muude töötervishoiuteenuste osutamist, sh esmaabi andmist töökohal;
3.7.3 korraldab Kantselei töötervishoiu ja tööohutuse nõuete väljatöötamist ning koostöös vastava Kantselei teenistuja ning struktuuriüksuste juhtidega Kantselei teenistujatele töötervishoiu ja tööohutuse nõuete tutvustamise ning kontrollib nende täitmist;
3.7.4 täidab muid "Töötervishoiu ja tööohutuse seadusest" tulenevaid kohustusi.

3.8 Korraldades Vabariigi Presidendi, tema külaliste ja Kantselei teenistujate toitlustamist osakond:
3.8.1  tagab Vabariigi Presidendi ja Kantselei direktori kohtumiste teenindamise;
3.8.2 teeb Kantselei direktorile ettepanekuid toitlustuse või teenindamise tellimiseks kolmandatelt isikutelt, täidab koostöös protokolliosakonnaga tellija funktsioone Vabariigi Presidendi vastuvõttude ja muude ürituste teenindamisel kolmandate isikute poolt;
3.8.3 tagab Vabariigi Presidendi ja tema perekonna igapäevase ning Kantselei teenistujate toitlustamise "Toiduseaduse" ja muude toitlustustegevust reguleerivate õigusaktidega ettenähtud korras;
3.8.4 tagab Kantselei toidulao ja veinikeldri varustamise;
3.8.5 tagab Kantselei lauanõude ning muu Vabariigi Presidendi teenindamiseks vajalike vahendite ja seadmete kohese kasutamise võimaluse ja piisavuse.

3.9 Korraldades Vabariigi Presidendi, tema abikaasa ja külaliste ning Kantselei teenistujate transporti osakond:
3.9.1 tagab Vabariigi Presidendi, tema abikaasa ja Kantselei teenistujate transpordiga varustamise;
3.9.2 tagab Kantselei autopargi vastavuse tehnilistele nõuetele;
3.9.3 korraldab Kantselei sõidukite hooldust, remonti ja puhastamist.

3.10 Lisaks põhiülesannetele korraldab osakond:
3.10.1 Kantseleisse isiklikult pöörduvate kodanike esmase vastuvõtu, vajadusel korraldavad kodaniku vastuvõtmise Kantselei teenistuja või Kantselei direktori juures;
3.10.2 bürootehnika soetamist, hooldamist ning tarvikutega varustamist;
3.10.3 Vabariigi Presidendi ja Kantselei varustamist audio-videotehnikaga, selle hooldamist ja tarvikutega varustamist;
3.10.4 koostööd Rahvusraamatukoguga.

3.11 Ülesannete täitmisel teeb osakond koostööd Vabariigi Presidendi vastava ala nõunikuga, vajadusel abistab teda materjalide kogumisel, koostamisel ja kirjavahetuse vormistamisel.

4 Osakonna juhtimine

4.1 Osakonda juhib Kantselei direktori asetäitja-üldosakonna juhataja (edaspidi osakonna juhataja), kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist Kantselei direktor kooskõlastades tema kandidatuuri eelnevalt Vabariigi Presidendiga. Osakonna juhataja allub Kantselei direktorile.

4.2 Osakonna juhataja koordineerib ja korraldab osakonna pädevusse kuuluvate ülesannete täitmist vastavalt seadustele, Vabariigi Presidendi otsustele ja käskkirjadele, Kantselei sisemist töökorraldust reguleerivatele eeskirjadele, käesolevale põhimäärusele ja oma ametijuhendile.

4.3 Osakonna juhataja teenistuskohustuste täitmise tulemuslikkust hindab Kantselei direktor ning hindamise kriteeriumiks on osakonna ja osakonna juhataja ülesannete täpne, õigeaegne, korrektne ja õiguspärane täitmine.

5 Osakonna struktuur

5.1 Osakonna erinevate valdkondade ülesannete täitmiseks on osakonnas:
5.1.1 infosüsteemide ja tehnika talitus, mis korraldab
5.1.1.1 Vabariigi Presidendi ja Kantselei telekommunikatsiooni- ja infotehnoloogiaalast varustatust, arendamist ja kaitset;
5.1.1.2 bürootehnika soetamist, hooldamist ning tarvikutega varustamist;
5.1.1.3 Vabariigi Presidendi ja Kantselei varustamist audio-videotehnikaga, selle hooldamist ja tarvikutega varustamist.
5.1.2 haldustalitus, mis korraldab:
5.1.2.1 Vabariigi Presidendi valitsemisel oleva riigivara valitsemist kooskõlas "Riigivaraseadusega";
5.1.2.2 Vabariigi Presidendi ja Kantselei tarbeks vajaliku hankimist kooskõlas "Riigihangete seadusega";
5.1.2.3 (kehtetu [kk 23.02.2009 nr 3.1-2/6])
5.1.2.4 (kehtetu [kk 23.02.2009 nr 3.1-2/6])
5.1.2.5 (kehtetu [kk 23.02.2009 nr 3.1-2/6])
5.1.2¹ toitlustustalitus, mis korraldab Vabariigi Presidendi, tema külaliste ja Kantselei teenistujate toitlustamist;
5.1.2² transporditalitus, mis korraldab Vabariigi Presidendi, ametist lahkunud presidendi ja Kantselei teenistujate transporti.
5.1.3 (kehtetu)
5.1.4 asjaajamistalitus, mis korraldab:
5.1.4.1 Vabariigi Presidendi ja Kantselei asjaajamist ja arhiivi tööd;
5.1.4.2 Kantseleisse isiklikult pöörduvate kodanike esmase vastuvõtu, vajadusel korraldavad kodaniku vastuvõtmise Kantselei teenistuja või Kantselei direktori juures;
5.1.4.3 (kehtetu)

5.2 (kehtetu [kk 23.02.2009 nr 3.1-2/6])

5.3 Osakonna ja selle talituste koosseis määratakse Kantselei direktori käskkirjaga. Osakonna teenistujad nimetab ametisse ja vabastab ametist Kantselei direktor osakonna juhataja ettepanekul.

5.4 Osakonna teenistujate teenistuskohustused, õigused ja vastutus määratakse "Avaliku teenistuse seaduse", ametijuhendite, sisekorraeeskirjade ja muude Kantselei töökorda reguleerivate õigusaktidega.

6 Käesolev käskkiri jõustub 1. veebruaril 2003.


Tarmo Mänd
Direktor