Välisosakonna juhataja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Välisosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Osakonnajuhataja

1.3 Kellele allub
Välisnõunikule, kantselei direktorile

1.4 Alluvad
Osakonna nõunik, rahvusliku julgeoleku- ja kaitse nõunik, konsultant

1.5 Asendajad
Välisnõunik, osakonna nõunik, konsultant

1.6 Keda asendab
Välisnõunikku, osakonna nõunikku, konsultanti


II AMETIKOHA EESMÄRK

Tagada Vabariigi Presidendi teenindamine tema põhiseadusest tulenevas välispoliitilises tegevuses, juhtida ja koordineerida osakonna tööd


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUSED

3.1 Juhib ja koordineerib osakonna tööd
Osakond töötab korrektselt ja häireteta

3.2 Jälgib pidevalt uudisteagentuuridelt, ajakirjandusest välispoliitika kohta laekuvat informatsiooni, toob välja Eesti ja Vabariigi Presidendi kohta käiva informatsiooni
Info on olemas ja süstematiseeritud

3.3 Koostab koostöös välisosakonna töötajatega igahommikused uudistekoondid
Uudised ja ülevaated on koostatud iga tööpäeva kella 11ks

3.4 Teeb igakuised sisulisi ajatelgi olulistest välispoliitilistest sündmustest
Esitatakse Vabariigi Presidendile iga aasta 23. detsembriks

3.5 Omab ülevaadet erinevate välispoliitilist infot koguvatest ja analüüsivatest organisatsioonidest Eestis ja välismaal, teeb vajadusel nendest järelpärimisi tagamaks oluliste analüüside laekumise ning koostab saadud teabe põhjal esildisi
Koostöö toimimine

3.6 Korraldab ja vastutab välisosakonda saabunud kirjavahetusele vastamise
Õigeaegselt vastatud pöördumised, kirjad, avaldused vastavalt kantselei asjaajamiskorrale

3.7 Koostöös kantselei protokolliteenistusega võtab osa Vabariigi Presidendi välisvisiitide, esinemiste ja sündmuste planeerimisest
Tulemuslikud välisvisiidid

3.8 Koostab koos välisnõunikuga Vabariigi Presidendi välispoliitiliste kõnede, pöördumiste, tervituste jm. tekstide projektid, esitab need välisnõunikule viseerimiseks
Välisnõuniku poolt viseeritud kõneprojektid on esitatud eelneval päeval kella 12ks; projekti juures on memo, milles tuuakse välja projekti mõte

3.9 Korrastab välisosakonna andmepanka arvutisja koostab selles temaatilisi alakatalooge
Materjali süsteemne elektrooniline talletamine

3.10 Valmistab koostöös välisnõunikuga ette Vabariigi Presidendi kohtumisi välispoliitilistes küsimustes
Kohtumised on korrektselt ja õigeaegselt ette valmistatud

3.11 Saadab vajadusel Vabariigi President ivälisvisiitidel, osaleb tema kohtumistel ja koostab nende protokolle
Kohtumiste memod ja protokollid on edastatud kohtumisele järgneva tööpäeva jooksul

3.12 Edastab teisi kantselei töötajaid puudutava olulise informatsiooni
Informatsioon on edastatud koheselt

3.13 Täidab muid Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja välisnõuniku antud kiireloomulisi ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab osakonna ees seisvate ülesannete õigeaegse ja tulemusliku täitmise eest ning osakonnale eraldatud transpordi ning sideteenuste limiitidest kinnipidamise eest
4.2 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava usaldusliku teabe hoidmise eest
4.3 Vastutab osakonna valduses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla osakonna töö korraldamiseks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele, mis ei nõua kantselei direktori allkirja
5.2 Esitada kantselei raamatukoguhoidjale tellimusi välispoliitilise kirjanduse japerioodika ostmiseks või tellimiseks
5.3 Saada kantselei osakondadelt vajalikku teavet osakonna ees seisvate ülesannete täitmiseks
5.4 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid ja infotehnoloogiaseadmeid, kasutada kantselei autot töösõitudeks
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täienduskoolitust vastavalt kantselei koolituskavale


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Kõrgem haridus, eelistatult rahvusvaheliste suhete alane või sellega piirnev humanitaarharidus (nt. ajalugu, juura); rahvusvaheliste suhete alane täiendõpe
6.2 Eelnev teenistus vanemametnike põhigruppi kuuluval või valitaval ametikohal riigi- või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses või organis 6 kuud või muul kõrgharidust nõudval tööl kaitse, korrakaitse või välissuhtlusega seotud valdkonnas 2 aastat
6.3 Eesti keele ja ühe võõrkeele oskus kõrgtasemel (eelistatud inglise keel); eelistatud ühe või rohkema võõrkeele (prantsuse, saksa, vene, soome, rootsi, hispaania keel) oskus kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega
6.4 Arvuti kasutamise oskus
6.5 Hea suhtlemisoskus, analüüsi- ja sünteesivõime, kohusetunne