Direktori asetäitja-üldosakonna juhataja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Puudub

1.2 Ametikoha nimetus
Direktori asetäitja-üldosakonna juhataja

1.3 Kellele allub
Kantselei direktor

1.4 Alluvad
Asjaajamistalituse juhataja
Avalike suhete talituse juhataja
Haldusteenistuse juhataja
Infosüsteemide ja tehnika talituse juhataja
Ametist lahkunud presidendi nõunik - töökorralduslikes küsimustes
Ametist lahkunud presidendi nõunik-sekretär - töökorralduslikes küsimustes

1.5 Asendajad
Asjaajamistalituse juhataja - asjaajamisega seonduvates küsimustes;
Haldusteenistuse juhataja - haldusküsimustes

1.6 Keda asendab
Kantselei direktor


II AMETIKOHA EESMÄRK

Kantselei asjaajamise korraldamine vastavalt kaasaja nõuetele, Kantselei haldusfunktsioonide korraldamine


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 Juhib üldosakonna tööd
Üldosakonnale põhimäärusega pandud ülesanded korrektselt täidetud


3.2 Jälgib Kantselei asjaajamise ja arhiveerimise korra täitmist ning vajadusel teeb ettepanekuid nende muutmiseks
Ettepanekud tehtud vastavalt vajadusele või muutunud nõuetele

3.3 Hoiab end kursis Eestis kehtivate asjaajamise ja arhiivitööalaste ning riigivara haldamist ja valitsemist reguleerivate õigusaktide ja metoodiliste dokumentidega
Tutvutud perioodiliselt

3.4 Juhendab ja kontrollib teisi Kantseleistruktuuriüksusi ja teenistujaid Kantselei asjaajamise ja riigivara haldamise küsimustes
Korrektne asjaajamine Kantseleis, esitab suulised ja kirjalikud ettepanekud vastavatele teenistujatele

3.5 Töötab koos raamatupidamise osakonna juhatajaga välja Kantselei aastaeelarve projekti
Eelarveprojekti õigeaegne esitamine Kantselei direktorile

3.6 Suhtleb riigihangete korraldamiseks Riigihangete Ametiga
Riigihanked vastavad õigusaktidele

3.7 Sõlmib üldosakonna funktsioonide täitmiseks vajalikke võlaõiguslikke lepinguid
Lepingud on sõlmitud vastavalt kehtivale seadusandlusele

3.8 Korraldab Vabariigi aastapäeva vastuvõtu kutsekaartide kirjutamise ja väljasaatmise
Kutsekaardid on kirjutatud ja väljastatud õigeaegselt arvestades head tava

3.9 Korraldab koostöös õigusosakonnaga ja siseosakonnaga ordenisaajate esildiste jaoks andmete kogumise ja esildise täitmise
Ordenisaajate andmed on kogutud õigeaegselt

3.10 Korraldab Vabariigi Presidendijõulukaartide adressaatide nimekirja esialgsekontrolli ja kaasab lõplikku kontrolli Kantselei teisi teenistujaid
Nimekiri on kontrollitud

3.11 Korraldab koostööd Rahvusraamatukoguga
Koostöö toimib

3.12 Korraldab Vabariigi Presidendi ja Kantselei poolt tellitavate perioodiliste väljaannete tellimise
Vabariigi President ja Kantselei on varustatud kõigi vajalike perioodiliste väljaannetega

3.13 Korraldab Vabariigi Presidendile ja Kantseleile vajalike suuliste ja kirjalike tõlketeenuste tellimist
Sõlmitud lepingud, mis tagavad vajaliku tõlketeenuse

3.14 Korraldab Kantselei lepingupartnerile tõlkimiseks kirjalike materjalide edastamist ning tõlketööde vastuvõtmist
Materjalid edastatud lepingupartneritele, tõlge laekunud Vabariigi Presidendi nõunik-abile; ülesanded täidetud koheselt

3.15 Koostab Vabariigi Presidendile või Kantseleile saadetud ja resolutsiooniga täitmiseks suunatud kirjade vastused, vajadusel kooskõlastab teiste Kantselei teenistujate poolt koostatud vastused või algatuskirjad
Dokumentidel on direktori asetäitja-üldosakonna juhataja viisa

3.16 Koostab sekretär-asjaajajate tööajakavad ja teeb need teenistujatele teatavaks allkirja vastu
Ajakavad koostatud igakuiselt ja tehtud teenistujatele teatavaks 5 tööpäeva enne tööaja arvestusperioodi algust

3.17 Viseerib osakonnas koostatud dokumendid
Dokumentidel on direktori asetäitja-üldosakonna juhataja viisa

3.18 Edastab Kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon edastatud koheselt

3.19 Täidab Vabariigi Presidendi ja Kantselei direktori poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud

3.20 Täidab muid õigusaktidest ja Kantselei töökorraldust reguleerivatest eeskirjadest tulenevaid struktuuriüksuse juhile pandud ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja Kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab Kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda ja osakonna kasutuses oleva Kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest

V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla osakonna tööks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele ning viseerida alluvate poolt esitatud dokumendid. Kirjutada alla teenistuskohustuste täitmiseks vajalikele kirjadele, taotlustele ja arupärimistele ning üldosakonna tegevusvaldkonda puudutavatele lepingutele, millega võetakse majanduslikke kohustusi Kantsleile Kantselei direktori poolt Kantselei aastaeelarve kinnitamisel määratud ulatuses
5.2 Teha ettepanekuid oma ala hästi tundvate spetsialistide kaasamiseks üldosakonna ülesannete täitmise efektiivsemaks ja otstarbekamaks täitmiseks, teha ettepanekuid osakonna ja Kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.3 Saada teistelt Kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada Kantselei autot töösõitudeks ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (limiit kehtestatud Kantselei direktori poolt)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt Kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid üldosakonna teenistujate täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Majanduslik või asjaajamisalane kõrgharidus
6.2 Majandusliku kõrghariduse korral teenistus asjaajamisvaldkonnas riigi-või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses 6 kuud või erasektoris 2 aastat;
asjaajamisalase kõrghariduse korral teenistus haldusvaldkonnas riigi-või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses 6 kuud või erasektoris 2 aastat
6.3 Inglise või saksa keele ja vene keele oskus kõrgtasemel ning soovitav ühe EL liikmesriigi keel kesktasemel
6.4 Teadmised infotehnoloogia rakendamise üldpõhimõtetest ja kasutamisvõimalustest
6.6 Algatusvõime ja loovus, kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, olulise eristamise oskus ning analüüsi- ja sünteesivõime