Avalike suhete osakonna referendi ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Avalike suhete osakond

1.2 Ametikoha nimetus
Referent

1.3 Kellele allub
Juhatajale

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Juhataja
Www-spetsialist

1.6 Keda asendab
Juhataja
Www-spetsialist - elektroonilise pildiarhiivi haldamise valdkonnas


II AMETIKOHA EESMÄRK

Osakonna asjaajamise korraldamine ning kantselei foto-, fono- ja videoarhiivi koostamine ja korras hoidmine


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1. Korraldab osakonna telefonisidet
Vajalikud telefoniühendused korraldatud

3.2 Paigutab toimikutesse osakonna kirjavahetuse, samuti faksiga saabuvad ja väljasaadetavad dokumendid
Tagatud toimikutes sisalduvate dokumentide korrastatus

3.3 Valmistab osakonna toimikud ette arhiveerimiseks
Toimikud on õigeaegselt antud arhiivi

3.4 Edastab elektronpostiga kantselei ametlikud teated ja Vabariigi Presidendi kõned
On edastatud vastavalt korraldusele vastavale nimekirjale

3.5 Tagab koostöös Rahvusraamatukogu Kadrioru filiaaliga Vabariigi Presidendi ja kantselei kohta meediaväljaannete poolt avaldatu jälgimise, kogumise ja säilitamise ning nimetatud materjalide andmebaasi moodustamise nende hilisema kasutamise hõlbustamiseks
Korrektne andmebaas

3.6 Koostab ja hooldab Vabariigi Presidendi tegevust kajastavat foto-, fono- ja videoarhiivi
Foto-, fono- ja videoarhiiv on koostatud vastavalt nõuetele

3.7 Edastab kantselei vastavale teenistujale osakonnas koostatud või toimetatud Vabariigi Presidendi veebilehel avaldatavad materjalid
Dokumendid edastatud vastavalt veebilehe pidamise eeskirjale

3.8 Kontrollib ametlike teadete, Vabariigi Presidendi kõnede ja intervjuude õigeaegset Vabariigi Presidendi veebilehele panemist
Järgmise tööpäeva kella 11-ks onkontrollitud veebilehel avaldatud eestikeelsete kõnede ja ametlike teadete olemasolu, samuti vormistuse ja õigekirja õigsus

3.9 Vormistab Vabariigi Presidendi ja kantselei teenistujate intervjuude tekstid
On vormistatud vastavalt kehtivatele nõuetele

3.10 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon edastatud koheselt

3.11 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja Vabariigi Presidendi pressinõuniku poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla osakonna juhataja ülesandel väljasaadetavatele asjaajamise iseloomuga kirjadele ja faksiteadetele
5.2 Teha kantselei direktorile ettepanekuid oma ala hästi tundvate spetsialistide kaasamiseks efektiivsemaks ja otstarbekamaks avalikkusega suhtlemiseks, teha ettepanekuid kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.3 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid enda täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele