Avalike suhete osakonna juhataja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Avalike suhete osakond

1.2 Ametikoha nimetus
Juhataja

1.3 Kellele allub
Kantselei direktor

1.4 Alluvad
Referent
Www-spetsialist

1.5 Asendajad
Referent - dokumentide vormistamine ja info edastamine
Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunik - ametlike teadete koostamine
Asjaajamistalituse valvesekretär - dokumentide vormistamine ja info edastamine töövälisel ajal

1.6 Keda asendab
Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunik - avalikkusega suhtlemise küsimustes
Referent


II AMETIKOHA EESMÄRK

Kantselei efektiivne avalikkusega suhtlemise korraldamine, informatsiooni edastamine ajakirjandusele, avaliku arvamuse jälgimine ja analüüs


III TEENISTUSKOHUSTUSED

3.1 Juhib ja koordineerib osakonna tööd
Osakond töötab tulemuslikult ja häireteta

3.2 Kantselei suhtekorralduse alase tegevuse koordineerimine ja planeerimine
Koostatud Kantselei iga-aastane suhtekorraldusalane tegevuskava

3.3 Töötab välja, koordineerib ja arendab kantselei sise- ja väliskommunikatsioonisüsteemi, korraldab sisemist teabekorraldust ja infovahetust
Toimiv sise- ja väliskommunikatsioonisüsteem ja infovahetus

3.4 Nõustab juhtkonda avalike suhete korraldamisel ja kantselei maine kujundamisel
Vajadusel nõustatud

3.5 Korraldab ja koordineerib kantselei pressikonverentside ja teiste meediaürituste läbiviimist
Korrektselt korraldatud pressikonverentsid jm meediaüritused

3.6 Korraldab meediamonitooringu ja meediasuhete analüüsi ning teavitab juhtkonda meedias käsitletud avaliku arvamuse tendentsidest
Korrektne andmebaas, vajadusel tellitud analüüs, kvartaalsed ülevaated juhtkonnale

3.7 Koostab kantselei pressiteated ning korraldab nende levitamise, vajadusel esineb meediakanalites
Korrektsed pressiteated ning nende levitamine korraldatud õigeaegselt

3.8 Loob meediakanalite esindajatega kontakte, hoiab ja arendab neid
Olemas kontaktid

3.9 Täidab Vabariigi Presidendi avalike suhete nõuniku poolt antud ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud

3.10 Edastab Kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon edastatud koheselt

3.11 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja Vabariigi Presidendi avalike suhete nõuniku poolt antud ühekordseid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla teenistuse tööks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele ning viseerida alluvate poolt esitatud dokumendid. Kirjutada alla teenistuskohustuste täitmiseks vajalikele kirjadele, taotlustele ja arupärimistele
5.2 Teha ettepanekuid oma ala hästi tundvate spetsialistide kaasamiseks osakonna ülesannete täitmise efektiivsemaks ja otstarbekamaks täitmiseks, teha ettepanekuid osakonna ja kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.3 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot teenistusülesannete täitmisel ning mobiiltelefoni ametikõnedeks (limiit kehtestatud Kantselei direktori poolt)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid osakonna teenistujate täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

Vastavalt atesteerimisnõuetele