Avalike suhete osakonna juhataja ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Avalike suhete osakond

1.2 Ametikoha nimetus
Juhataja

1.3 Kellele allub
Kantselei direktor

1.4 Alluvad
Osakonna teenistujad

1.5 Asendajad Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunik - avaliku võimu ülesannetes; avalikkusega suhtlemise küsimustes
Kommunikatsioonispetsialist – dokumentide vormistamine ja info edastamine
Asjaajamistalituse valvesekretär – dokumentide vormistamine ja info edastamine töövälisel ajal
Kantselei kommunikatsiooninõunik – koostöös Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunikuga avalikkusega suhtlemise küsimustes

1.6 Keda asendab Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunik – avaliku võimu ülesannetes; avalikkusega suhtlemise küsimustes
Kantselei kommunikatsiooninõunik – igapäevase kantseleisisese infovahetuse korraldamises

II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi avalikkusega suhtlemise korraldamine, informatsiooni edastamine ajakirjandusele, avaliku arvamuse jälgimine ja analüüs

III TEENISTUSKOHUSTUSED JA OODATAVAD TULEMUSED

3.1 Juhib ja koordineerib osakonna tööd, sh:
3.1.1 Õpetab välja ja juhendab osakonna teenistujaid
3.1.2 Koostab ja uuendab töökorralduslikke juhendeid osakonna teenistujatele
3.1.3 Vajadusel ja kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate dokumentidega ettenähtud juhtudel teostab osakonna tegevuseks vajalikud hanked või korraldab nende teostamise
3.1.4 Osaleb kantselei eelarve koostamisel osakonna tegevusvaldkonda puudutavas ulatuses
Osakond töötab tulemuslikult ja häireteta, osakonna teenistujad on teadlikud kõigist nende tegevust reguleerivatest eeskirjadest ja tavadest ning osakonna teenistujate töökorralduslikud juhendid on ajakohased, osakonna tegevuseks vajalikud hanked teostatud korrektselt ja õigeaegselt, kantselei eelarves arvestatud osakonna tegevusvaldkonnast tulenevate vajadustega ning osakonna tegevuses arvestatud kantselei eelarveliste võimalustega

3.2 Nõustab Vabariigi Presidenti ja kantselei teenistujaid avalike suhete korraldamisel ja kantselei maine kujundamisel Vajadusel nõustatud

3.3 Korraldab meediamonitooringu ja meediasuhete analüüsi ning teavitab Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunikku, kantselei direktorit ning vajadusel Vabariigi Presidendi nõunik-abi ja Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretäri meedias käsitletud avaliku arvamuse tendentsidest
Korrektne andmebaas, vajadusel tellitud analüüs, perioodilised ülevaated on edastatud

3.4 Loob meediakanalite esindajatega kontakte, hoiab ja arendab neid
Olemas kontaktid

3.5 Korraldab ja koordineerib koostöös Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunikuga Vabariigi Presidendi pressikonverentside ja teiste meediaürituste läbiviimist
Korrektselt korraldatud pressikonverentsid jm meediaüritused

3.6 Koostöös Vabariigi Presidendi ja tema nõunikega töötab välja Vabariigi Presidendi kommunikatsioonikavad ja vastavad arendusprojektid
Osaleb koostöös, aitab välja töötada vastavaid projekte

3.7 Koostöös Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunikuga koordineerib Vabariigi Presidendi suhtlust siseriikliku meediaga, sh:
3.7.1 vajadusel saadab Vabariigi Presidenti üritustel;
3.7.2 korraldab meediasuhtlust;
3.7.3 lepib kokku Vabariigi Presidendi intervjuud, videosalvestused;
3.7.4 koostab pressiteated;
3.7.5 vaatab üle pressitekstid;
3.7.6 vastab meediapäringutele
Siseriiklik meediateavitus ja -suhtlus toimib

3.8 Koostöös Vabariigi Presidendi avalike suhete nõuniku ja välisosakonnaga koordineerib Vabariigi Presidendi suhtlust välismeediaga, sh:
3.8.1 vajadusel osaleb Vabariigi Presidendi visiitide ettevalmistamisel;
3.8.2 saadab Vabariigi Presidenti visiitidel;
3.8.3 lepib kokku Vabariigi Presidendi intervjuud, videosalvestused;
3.8.4 koostab pressiteated;
3.8.5 vaatab üle pressitekstid;
3.8.6 vastab meediapäringutele
Suhtlus välismeediaga toimib

3.9 Koordineerib Vabariigi Presidendi veebilehekülje sisulist korraldust, sh:
3.9.1 edastab avaldatavad tekstid tõlkimiseks ja võtab need vastu;
3.9.2 tagab avaldatava pildi- ja videomaterjali;
3.9.3 koostab avaldatavad teated
Veebilehekülje sisuline korraldus toimib

3.10 Koostöös Vabariigi Presidendi avalike suhete nõunikuga koordineerib Vabariigi Presidendi poolt patroneeritavate projektide meediasuhtlust, sh:
3.10.1 patroneeritavate ja nendega tegelevate kantselei teenistujate nõustamine meediat puudutavates küsimustes;
3.10.2 pressiteadete ülevaatamine ja kooskõlastamine;
3.10.3 vajadusel üritustel osalemine
Projekte puudutav meediasuhtlus toimib tõrgeteta

3.11 Jälgib avaldatavate tekstide vastavust Vabariigi Presidendi poolt ettekantule
Muudatused vajadusel sisse viidud

3.12 Administreerib Vabariigi Presidendi ja presidendi abikaasa sotsiaalmeedia lehekülgi
Leheküljed on õigeaegselt uuendatud ja täiendatud

3.13 Korraldab resolutsiooniga täitmiseks suunatud pöördumistele vastused, vajadusel kooskõlastab teiste Kantselei teenistujate poolt koostatud vastused või algatuskirjad
Pöördumistele on vastatud vastavalt Kantselei asjaajamiskorrale

3.14 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud teenistujatele
Teave on edastatud esimesel võimalusel

3.15 Täidab Vabariigi Presidendi, kantselei direktori ja Vabariigi Presidendi avalike suhete nõuniku poolt antud ühekordseid ülesandeid, kantselei sise-eeskirjadega osakonna juhatajatele pandud juhtimis- ja korraldamisfunktsioone ning teeb koostööd kantselei teiste üksuste ja teenistujatega Vabariigi Presidendi ja kantselei eesmärkide saavutamiseks
Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud

IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja nõuetekohase vormistuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest

V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla osakonna tööks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele ning osakonna tegevusvaldkonda puudutavatele tellimustele ja lepingutele, millega võetakse kantseleile majanduslikke kohustusi kantselei direktori poolt aastaeelarve kinnitamisel määratud ulatuses
5.2 Esindada kantseleid oma teenistuskohustuste täitmiseks vajalikus ulatuses riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes ning suhetes juriidiliste ja füüsiliste isikutega
5.3 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada teenistuskohustuste täitmisel kantselei autot ning mobiiltelefoni (limiit kehtestatud kantselei direktori poolt)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid osakonna teenistujate täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.7 Teha ettepanekuid spetsialistide kaasamiseks osakonna ülesannete efektiivsemaks ja otstarbekamaks täitmiseks, teha ettepanekuid osakonna ja kantselei töö paremaks korraldamiseks

VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud haridustase (vastav riiklikult tunnustatud diplom) ajakirjandus-, suhtekorraldus-, turundus- või kommunikatsioonivaldkonnas
6.2 Ametikoha tegevusvaldkonna hea tundmine, eelnev töökogemus vastavas valdkonnas kolm aastat
6.3 Juhtimisalased teadmised ja oskused, sealhulgas juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise töö korraldamise oskus ning oskus planeerida tööprotsesse ja alluvate tööd
6.4 Iseseisvus, otsustusvõime, analüüsi- ja sünteesivõime, hea suuline ja kirjalik väljendusoskus, hea suhtlemisoskus ja kohusetunne
6.5 Eesti keele oskus kõrgtasemel, inglise keele oskus kõnes ja kirjas
6.6 Tabel- ja tekstitöötlusprogrammide ning andmekogude kasutamise oskus