Ametist lahkunud president Arnold Rüütli nõunik-sekretäri ametijuhend

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Üldosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Ametist lahkunud president A. Rüütli nõunik-sekretär

1.3 Kellele allub
President Arnold Rüütel
Kantselei direktori asetäitja-üldosakonna juhataja – administratiivsetes küsimustes

1.4 Alluvad
Puuduvad

1.5 Asendajad
Ametist lahkunud president Arnold Rüütli nõunik

1.6 Keda asendab
Ametist lahkunud president Arnold Rüütli nõunik


II AMETIKOHA EESMÄRK

Tagada president Arnold Rüütli teenindamine ametist lahkunud presidendi staatusest tulenevate sise- ja välispoliitiliste ülesannete täitmisel, president Arnold Rüütli asjaajamise, informatsiooni, sideühenduse, tõlkimiste ning külaliste vastuvõtu korraldamine, president Arnold Rüütli visiitide ettevalmistamine ning vajadusel tema saatmine visiitidel, avalikkuse informeerimine president Arnold Rüütli tegevusest; president Arnold Rüütli teenindamiseks vajaliku soodsa intellektuaalse ja tehniliselt kindlustatud keskkonna loomine


III TEENISTUSKOHUSTUSED JA TULEMUSED

3.1 Vastab president Arnold Rüütlile tulnud telefonikõnedele büroo- ja eranumbritel ning e-kirjadele, otsustab nende ühendamise/edastamise president Arnold Rüütlile või vastab neile ise. Informeerib telefonikõnedest ja e-kirjadest president Arnold Rüütlit. Suhtleb president Arnold Rüütli ülesandel Eesti ja välisriikide institutsioonide, organisatsioonide ja kodanikega
President Arnold Rüütli korrektne ja õigeaegne telefoni- ning e-posti kontakt välismaailmaga

3.2 Haldab Arnold Rüütli büroo telefoninumbrite registrit, korraldab selle täiendamise vajalike andmetega
Andmed telefonide kohta on alati olemas ja kiiresti leitavad

3.3 Koostab ning saadab adressaatidele president Arnold Rüütli kirjad ja dokumendid nii eesti kui inglise keeles, kontrollib enne väljasaatmist nende sisu ja õigekirja õigsust ning adressaatide andmete õigsust
Kirjad ja kõik muud kirjalikud saadetised on korrektselt vormistatud

3.4 Korraldab president Arnold Rüütli suhtlemist erinevate sise- ja välisriikide meediaväljaannetega ning informeerib avalikkust president Arnold Rüütli tegevusest. Korraldab president Arnold Rüütli ametliku veebilehe haldamise ja sisustamise
Teated ja vastused meediavälja-annete küsimustele on koostatud ja väljastatud kiiresti ja korrekt-selt. Avalikkus on regulaarselt informeeritud president Arnold Rüütli tegevusest

3.5 Võtab vastu ja registreerib president Arnold Rüütlile adresseeritud posti ja kirjavahetuse, edastab need teadmiseks ja ülevaatamiseks president Arnold Rüütlile, tõlgib võõrkeelsete kirjade sisu, paigutab kirjavahetuse toimikutesse
President Arnold Rüütli kirjavahetus on registreeritud, kiiresti leitav ja kasutatav

3.6 Koostab Arnold Rüütlile saabunud kirjadele vastused vastavalt vajadusele eesti või võõrkeeltes, korraldab neile vastamise täpselt, tähtajaliselt, sisuliselt ja korrektselt, paigutab vastuskirjad toimikutesse
Kirjadele nii eesti kui võõrkeeles vastamine on sisuliselt ja õigekirjaliselt korrektne ning õigeaegne

3.7 Korraldab president Arnold Rüütlit teenindavate teenistujate varustamise kontoritehnika ja tarvetega, jälgib büroo turvaseadmete nõuetekohast töötamist ja hooldamist
President Arnold Rüütlit teenindavad teenistujad on varustatud kontoritehnika- ja tarvetega ning nõuetekohaselt töötava turvatehnikaga

3.8 Tellib ja soetab president Arnold Rüütli soovil raamatukogudest ja välisriikidest raamatuid, ajakirju ja muid väljaandeid; hoolitseb raamatute õigeaegse tagastamise eest raamatukogudele ning tähtajalise tasumise tellitud raamatute eest
President Arnold Rüütel saab tööks vajalikud raamatud, ajakirjad ja muud väljaanded; suhted raamatukogudega on korrektsed; tellimuste esitamisel järgitakse president Arnold Rüütli eelarvet

3.9 Korraldab president Arnold Rüütli ettekannete, tervituskõnede ja -tekstide ning ürituste kutsete koostamise ja vormistamise ning intervjuude andmised ja kohtumised ajakirjanikega. Vajadusel tõlgib kohtumisi välisajakirjanikega
Ülesanded täidetud vastavalt rahvusvahelisele heale tavale ning protokollinõuetele

3.10 Koostab president Arnold Rüütli töö- ja kohtumiste kava. Korraldab kohtumiste läbiviimist ja vajadusel nende protokollimist
Analüüs olemas, ettepanekud esitatud

3.11 Saadab president Arnold Rüütlit vastavalt tema korraldusele visiitidel, koostab kohtumiste memosid ning pressiteateid kohtumistest. Vajadusel tõlgib sünkroonselt kohtumisi
Visiitide korrektne toimumine on tagatud ning visiitide tulemused fikseeritakse

3.12 Teenindab president Arnold Rüütli ja tema külaliste kohtumisi tööruumides, kui teenindus ei ole eraldi tellitud
Külalised tööruumides on korrektselt teenindatud

3.13 Korraldab president Arnold Rüütli kohtumiste protokollilise osa
Kohtumised sujuvad vastavalt ette nähtud protokollireeglitele

3.14 Korraldab president Arnold Rüütli visiitide tehnilise külje (suhtlemine reisikorraldajate, transpordiettevõtete ja vastuvõtjatega, piletite, hotellide broneerimine, reisikindlustuse korraldamine).
Reisidokumendid on olemas ja õiged, vastuvõtjad saabumise ajast informeeritud, transpordivahendid tellitud; visiitide korraldamisel järgitakse president Arnold Rüütli eelarvet

3.15 Kooskõlastab ja vormistab president Arnold Rüütli visiitide kavad ja esitab need kinnitamiseks president Arnold Rüütlile
Visiitide kavad on korrektselt vormistatud

3.16 Vormistab ja esitab kantselei direktorile allkirjastamiseks president Arnold Rüütli lähetusdokumentatsiooni ja vajadusel korraldab viisad välisvisiitideks
Lähetusdokumendid ja viisad on õigeaegselt vormistatud

3.17 Koostab president Arnold Rüütli dokumentide ja arhivaalide loetelu ning valmistab ette nende eraarhiivi paigutamise
Dokumendid ja arhivaalid on korrektselt vormistatud ning nende säilitamine tagatud

3.18 Jälgib muudatusi eeskirjades, mis reguleerivad jooksvat asjaajamist ja dokumentide säilitamist
On eeskirjadega kursis

3.19 Täidab vajadusel president Arnold Rüütli käskjala ülesandeid
Ülesanded on täidetud kiirelt, korrektselt, kohusetundlikult

3.20 Kooskõlastab kantseleid teenindava ettevõttega president Arnold Rüütli ja teda teenindavate teenistujate tööruumides toimuva iganädalase koristuse aja
Ruumid on puhtad ja hooldatud

3.21 Täidab teisi president Arnold Rüütli poolt antud ja ametialase tegevusega seotud ülesandeid
Ülesanded täidetud

3.22 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale
Informatsioon edastatud koheselt

3.23 Täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid
Ülesanded on korrektselt jaõigeaegselt täidetud


IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või president Arnold Rüütli ülesandel allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti, president Arnold Rüütlit ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest


V ÕIGUSED

5.1 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni, tehnilist tuge ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.2 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid ja kantselei sõidukit kiireloomuliste hädavajalike teenistusülesannete täitmiseks
5.3 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale
5.4 Teha ettepanekuid ametist lahkunud president Arnold Rüütli teenindamise paremaks korraldamiseks


VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Kõrgharidus
6.2 Eelnev teenistus kõrgemate ametnike põhigruppi kuuluval ametikohal riigi- või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses 6 kuud
6.3 Eesti keele oskus kõrgtasemel; inglise ja vene keele oskus kõrgtasemel; saksa ja soome keele oskus vestlustasemel
6.4 Tekstitöötlusprogrammi MS Word ja tabelarvutusprogrammi MS Excel kasutamise oskus vähemalt arvutikasutaja oskustunnistuse eksamiprogrammide ulatuses; failitöötluse kasutajakeskkonna Windows, töökorraldustarkvara MS Outlook ja Interneti kasutamise oskus; soovitav on esitlustarkvara PowerPoint kasutamise oskus
6.5 Hea suhtlemisoskus, organiseerimis- ja otsustusvõime, kohusetunne ja korrektsus, efektiivne ajakasutus, pingetaluvus